Környezettudatos megoldások a levelezésben

Napjaink felgyorsult, és egyre inkább digitalizálódó világában számos szokás és hagyomány íródik felül vagy jelenik meg egy modernebb, fenntarthatóbb változatban. Mivel a kommunikációnk jelentős része egyre inkább az online térben zajlik, így nincs ez másként a hagyományos levelezést illetően sem.

De vajon képesek megújítani a különféle digitális reformok a papíralapú üzenetváltást?
A kérdés már csak azért is izgalmas, mert a postai levelezés létjogosultsága megkérdőjelezhetetlen, ugyanakkor annak hatékonysága és fenntarthatósága jelentősen javítható, pláne, ha ehhez modern és innovatív megoldásokat választunk.

Hagyományos vagy inkább elektronikus levélküldés?

A válasz korántsem egyértelmű. Leginkább azért nem, mert a két terület nemcsak kényelmesen megfér egymás mellett, de gyakorlatilag mindkét levelezési forma esszenciális, még korunkban is.

Ráadásul annak kapcsán, hogy az e-mailezés egyértelműen környezetkímélőbb vagy energiahatékonyabb, számos tévhit él a köztudatban, melyek jelentős része egyre inkább megdőlni látszik.
Ahogy ez a New York Times-ban megjelent cikk is bizonyítja, az elektronikus levélküldés sok esetben több energiahasználattal jár, mint postai rokona. Figyelembevéve az e-mailezéshez szükséges szerverparkokat, adatbankokat és hálózati rendszerek energiaigényét, egy elektronikus levél kiküldése közel sem bizonyul fenntarthatóbbnak, mint a modern postai levélküldés.

Hagyományos levélküldés - környezettudatos?

Fenntartható papíripar

Vedd figyelembe a környezetet, amikor kinyomtatod ezt a levelet.” Olvashatjuk számos e-mail aláírásában. De vajon valóban ennyire ártalmas a környezetnek a papírgyártás?
Az igazság az, hogy korunkban megannyi papírgyártelep meglepően energiahatékonyan és fenntarthatóan működik, különösen, ha szembeállítjuk a technológiaipar egyre növekvő energiaéhségével.
A megújuló erdőgazdálkodásokban a kivágott fákat újraültetik, méghozzá a papíripar folyamatos igényeinek köszönhetően. A folyamatokat energia- és erőforrás-felhasználás szempontjából is egyre hatékonyabbá igyekeznek tenni, amit természetesen nem annyira az önzetlen környezettudatosság, sokkal inkább az energiahasználat anyagi megfontolásból való csökkentése motivál.
Ennek hatására azonban az elmúlt évtized során jelentős mértékben (kb. 10%-al) sikerült csökkenteni a szektor energiahasználatát.

A papíripar tehát jóval fenntarthatóbb, mint azt sokan gondolnánk. De mi a helyzet a nyomdák és a postai levelezés terén? Mennyire számít környezetbarátnak a levélküldés manapság?
Olyan tömeges levélküldési technológiák használatával, amellyel a Hibridlevélnél is dolgozunk, jelentős időt és energiát takarítanak meg, köszönhetően a nyomdaüzemek hatékony működésének és a nagymennyiségű gyártási folyamatoknak. Mindez nem mellesleg belső rendszerünk használatával időben is szinte megegyezik egy e-mail kiküldésével, ahogy ezt tömeges levélküldési tájékoztatónkban szemléltetjük.

De lássuk, hogyan is működik az igazán környezettudatos levelezés a gyakorlatban!

Fenntarthatóság a mindennapokban

A hagyományos levélküldést manapság sok téves sztereotípia övezi, legyen szó annak körülményességéről vagy elavultságáról. Nézzük meg, valósak-e ezek és milyen lehetőségeink vannak, ha egy korszerűbb változata mellett döntenénk!

Bármilyen szervezetről is beszéljünk, az eredményes működés alapja szinte minden esetben a megfelelő tervezés. Ez nem csupán az üzleti kalkulációt foglalja magában, hanem az energiaforrásokkal történő felelős és helyes gazdálkodást, a legapróbb részletektől kezdve.
A különféle erőforrások használatának rendszeres számbavétele, valamint menedzselése nem csupán az üzleti hatékonyságot segíti. A mindennapi eszköz,- és anyaghasználatra vonatkozó  irányelvek a vállalat működésének olyan aspektusát képezhetik, amelyekkel jelentős lépések tehetők a pazarlás csökkentése, valamint egy fenntarthatóbb jövőkép kialakítása érdekében.

Papírmentes iroda?

Noha egy 100%-ban papírmentes iroda kialakítása nehezen kivitelezhető célnak tűnik, a papírfelhasználás minimalizálásával és a fölösleges nyomtatással járó kiadások lefaragásával bármely cég jelentős mértékben csökkentheti az irodai kiadásait, így a környezettudatos működés egyszerre válik a költségoptimalizálás eszközévé is.

Bár elsőre azt hihetnénk, hogy az egyes munkafolyamatok kiszervezése többletköltségeket jelenthet, ám ha megvizsgáljuk, hogy az adott folyamat külső partner által történő ellátása mennyi értékes munkaerőt szabadít fel, és milyen további megtakarításokat érhetünk el vele, hamar világossá válik, hogy ez nem feltétlen helytálló.

A hagyományos levélküldés esetén például kifejezetten előnyös lehet, ha ezt a profikra bízzuk, hiszen így nem csupán az adminisztratív feladatoktól, a felesleges nyomtatástól és egyéb többletmunkától szabadulunk meg, hanem egy sokkal fenntarthatóbb megoldást támogatunk, mivel az ipari méretű előállításra képes nyomdák, mint amellyel a Hibridlevél is dolgozik, költségkímélő módon és energiahatékonyan végzik el a feladatot.

Egy kis tudatosítással és szervezetfejlesztéssel tehát olyan erőforrás-optimalizálás valósítható meg, mellyel nem csupán kapacitások szabadíthatók fel, hanem egy adott cég folyamatai is a jóval környezetkímélőbb megoldások irányába mozdíthatók. Sőt, az idő és energia mellett a vállalati kiadásokat is csökkenthetjük azzal, hogy papírfelhasználásunkat házon kívül szervezzük.

Az értékrend része: egy új vállalati szemlélet

Egy átlagos irodában mértéktelen papírhulladék halmozódhat fel nap mint nap a hibás, nem jól átgondolt vagy felesleges nyomtatás eredményeként. Ráadásul az irodai nyomtatók – különösen a korszerűtlen, elavult eszközök – jelentős energiafogyasztással is járnak, halmozva ezzel a pazarlás és a környezeti hatások mértékét.

Azzal, hogy egy vállalkozás átszervezi belső működését és akár teljes mértékben száműzi, vagy minimálisra csökkenti az irodán belüli nyomtatást és papírhasználatot, egy újfajta szervezeti gondolkodásmódot is bevezet egyben.

Nyomtatási és levelezési feladataik kiszervezésével a vállalat munkatársait arra ösztönzi, hogy alaposabban előszűrjék, szelektálják a nyomtatandó anyagokat, ezáltal tudatosítva az anyaghasználatot és hatékonyabbá téve a működést.

A vállalati értékrend részévé tett, erőforrásokkal való felelős gazdálkodás tehát a munkavállalók egyéni szintjén is egy olyan szemléletet képes kialakítani, mely a modern korunk fenntarthatósággal kapcsolatos kihívásait tekintve elengedhetetlen.

A fenntarthatóság iránti elköteleződés jegyében a Magyar Posta Zrt. is folyamatosan lépéseket tesz a folyamataik digitalizálása és a környezetet óvó technológiák minél szélesebb körű bevezetése és alkalmazása érdekében. Ezzel összhangban a Hibridlevél szolgáltatása is kiváló eszköze lehet a környezettudatos levelezés elterjedésének és egy nagy lépés a papírmentes iroda megvalósulásának irányába.

A Hibridlevél a környezettudatos levelezés szolgálatában

Vizsgáljuk meg, melyek a tömeges levélgyártás és levélküldés fenntarthatóságának legfontosabb elemei:

✔    Kevesebb papír használata
A szolgáltatás nyújtása kizárólag a minimálisan szükséges papír felhasználásával valósul meg, így az az adott cég és a környezet szempontjából is takarékosabb megoldást jelent.

✔    Alacsonyabb mértékű szén-dioxid kibocsátás
Mivel a folyamatok logisztikailag jól szervezettek, így az olyan környezetterhelő hatások, mint például a fölösleges autóhasználatból vagy a korszerűtlen nyomdatechnológia napi szintű igénybevételéből adódó károsanyag kibocsátás, kevésbé számottevőek.

✔    Hatékonyság
A Hibridlevél szolgáltatással küldött leveleink státuszát online nyomon követhetjük, melyek magas kézbesítési és olvasottsági aránnyal jutnak el a címzettekhez.  Mivel egy esetleges sikertelen kézbesítés esetén az elektronikus rendszeren keresztül néhány kattintással egyszerűen újraküldhetjük levelünket.

✔    Fejlett nyomtatási technológiák
A nyomtatás automatizált, csúcstechnológiájú ipari nyomdagépekkel történik, amelyek energiahatékonyan és villámgyorsan működnek.

✔    Időhatékonyság
Rekordsebességgel kerülnek nyomtatásra a dokumentumok: a délig beküldött anyagok akár még aznap legyártásra és postázásra kerülnek, így a címzettjeink akár már másnap kezükben tarthatják a küldeményeiket.

Látható tehát, hogy a környezettudatos levelezés és papírhasználat megvalósítását nem csak az egyes üzenetküldési alternatívák közötti helyes döntéshozatallal, hanem azok módjának megválasztásával is nagyban elősegíthetjük.

A levélküldés, használjunk bármilyen eszközt is hozzá, minden esetben terhet ró környezetünkre. Ezen (egyelőre) semmilyen technológia nem képes változtatni. Arra azonban van befolyásunk, hogy mennyire tesszük hatékonnyá levelezésünket, különösen, amikor postai úton kell végeznünk azt.

A papír alapú levélküldés legfenntarthatóbb módja az automatizált levélfeldolgozás és tömeges levélküldés, amely segítségével nem csak környezetünknek teszünk jót, de anyagi és időbeni ráfordításainkat is csökkenthetjük. Ráadásul leveleink is megbízhatóbban és követhetőbben érnek célba, mindezt a hagyományos levélküldéshez képest töredék idő alatt. És nem mellesleg hatványozottan kényelmesebb módon.

Ha kíváncsi rá, mennyivel hatékonyabb a postai levélküldés a Hibridlevél segítségével, most ingyen próbára teheti. Küldje el magának első automatizált postai levelét a Hibridlevélen keresztül, néhány kattintással ezen az oldalon.