Ezek a küldeményazonosítók, és erre használjuk őket
Annak érdekében, hogy a postai küldeményeink biztonságosan célba érjenek, szerencsére ma már hatékony és modern eszközök állnak a rendelkezésünkre. A hagyományos levélfeladás immár olyan plusz szolgáltatásokkal egészíthető ki, mint a küldeményazonosító vagy a posta online adatszolgáltató felülete, mely naprakész információt ad a küldeményeink útjáról és azok kézbesítéséről. De mire szolgál pontosan a küldemények azonosítása? És hogyan működik mindez a gyakorlatban? Cikkünkben ennek járunk utána.
A küldeményazonosító szerepe
A Magyar Posta Zrt. a postai forgalomban részt vevő küldemények egyedi azonosítása és elektronikus nyomon követése céljából 2019-ben a az eddigi legnagyobb, levélfeladásokhoz kapcsolódó fejlesztését vezette be. A „Hivatalos küldeménykövető” elnevezésű kiemelt projekt összesen több mint 4 milliárd forintba került, melynek működtetéséhez mintegy 8000 PDA-t, 3000 mobil nyomtatót, és több mint 4000 digitális aláírópadot szerzett be a társaság.
A fejlesztés olyan elektronikus szolgáltatásokat tett elérhetővé mellyel a belföldi postai forgalomban feladott, könyvelt küldemények (ajánlott, tértivevényes levelek, hivatalos iratok) életútja gyakorlatilag valós időben nyomon követhetővé vált a feladástól a kézbesítésig. 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszűnt a tértivevény lap használata.
A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolásnál alapértelmezetté vált az elektronikus visszaküldés.
A fejlesztés keretében bevezetésre került egy új levéltermék, az azonosított levél is. A küldeményazonosítóval és elektronikus feladójegyzékkel rendelkező, azonosított levélküldemény digitális formában tartalmazza a címzett nevét, valamint annak címadatait. Kézbesítése nem személyes átvételhez kötött, ám a sikertelen kézbesítés dátumáról, valamint annak okáról a feladó elektronikus értesítést kap. A feladáshoz szükséges elektronikus feladójegyzék nem csupán a felvevő postahelyen igényelhető, hanem a posta honlapján is elérhető ePostakönyv alkalmazásban is előállítható, de a Hibridlevél használata esetén ez a lépés is kihagyható, mivel nálunk az elektronikus feladójegyzék a címzett adatok megadásával automatikusan áll elő.
Az azonosított levél, az ajánlott levél, valamint a tértivevény különbségei
Fontos tudni, hogy az azonosított levél nem egyenértékű az ajánlott (könyvelt) küldeménnyel. Ebben az esetben nem érhető el a nyomkövetési szolgáltatás sem, csupán sikertelen kézbesítés esetén kapunk vissza postai információt.
Ha küldemény útját szeretnénk nyomon követni és az is fontos, hogy a küldemény kézbesítéséről igazolást kapjunk, akkor a levelet ajánlott szolgáltatással szükséges feladni.
Annak érdekében, hogy a feladott küldemény jogosult átvevő általi átvételét is hitelt érdemlően igazolhassuk, az ajánlott feladás mellett tértivevény többletszolgáltatást is szükséges igénybe venni. Ennek keretében az átvétel ténye – a jogi eljárásokban bizonyító erővel rendelkező – digitális aláírással és időbélyeggel ellátott kézbesítési igazoláson kerül elismerésre, melyet a küldemények elektronikus regisztrálását követően már a feladó is elektronikusan kap vissza.
Ha emellett az is fontos, hogy küldeményünk minél hamarabb eljusson a címzetthez, akkor elsőbbségi szolgáltatással rövidíthetjük a kézbesítési időt. Belföldi elsőbbségi feladás esetén a várható kézbesítés 1-3 munkanap.
Azonosított levélküldemény feladása esetén levelünk KA (közönséges azonosított) számot, míg ajánlott, vagy tértivevényes küldemény esetén RL (registered letter, regisztrált levél) azonosítót, RAG számot kap.
A vonalkódos küldeményazonosító ablakkivágásos borítékok esetén a címzett adatai felett helyezhető el oly módon, hogy a boríték ablakán keresztül mind a vonalkód, mind a címzés teljes terjedelmében jól látható és olvasható maradjon.
A könyvelt küldeményekhez tartozó RAG szám (RL sorszám) a küldemény teljes életútjának figyelemmel kísérését lehetővé teszi a Magyar Posta nyomkövetési oldalán.
Ellenőrizhetjük, hogy küldeményünket mikor vette fel a posta, sor került-e már kézbesítési kísérletre és ha igen, akkor az sikeres vagy sikertelen volt-e. A posta nyomkövetési szolgáltatása az alábbi küldeménytípusok esetében biztosított:
Belföldi Levél (RL számsor) esetén:
- Hivatalos irat
- Ajánlott levél, ajánlott válaszküldemény
- Tértivevényes ajánlott levél
- Tértivevényes ajánlott válaszküldemény
Csomagok esetén:
- MPL Üzleti csomag
- Európa+ csomag
- MPL Europe Standard
- Nemzetközi EMS gyorsposta
A küldemények nyomon követését a Hibridlevél is segíti. A Hibridlevél Levélkezelőben postázott státusz esetén láthatjuk a beküldött küldemény átvételének dátumát, könyvelt (ajánlott vagy tértivevényes) különszolgáltatás esetén pedig a posta által adott RAG szám is visszakerül a rendszerébe, melynek segítségével a posta nyomkövetési oldalán ellenőrizhetjük a küldemény útját, aktuális státuszát. Amennyiben a levél tértivevénnyel került feladásra, a sikeres vagy sikertelen kézbesítést igazoló hiteles PDF formátumú igazolása is egy évig elérhető és letölthető a Levélkezelő felületéről.
Automatizált felületeinken Önnek csupán a címzett adatait szükséges megadnia, mi pedig minden más elvégzünk Ön helyett. Nincs szükség az egyes küldemények egyedi regisztrációjára, mivel ezt automatizált rendszerünk egy kattintás nyomán elvégzi. A levél megcímzését követően a küldeményt borítékba tesszük és postára is adjuk, a gyártási és postázási információk az oldalunkon keresztül egyszerűen nyomon követhetők, a visszaérkezett kézbesítési igazolás pedig pár kattintással letölthető.
