A Magyar Posta az év minden napján azon dolgozik, hogy leveleink pontosan és időben érjenek a címzetthez. De hogyan működik ez a valóságban? Mi áll a Magyar Posta kézbesítés olykor szövevényes rendszere mögött? Ennek járunk utána!
Automatizmus a levélfeldolgozásban
Gondolkozott már azon, hogy hogyan lehetséges az, hogy feladott levele akár már másnap a címzett postaládájába kerül? A Magyar Posta logisztikai központja naponta levelek millióit szortírozza és továbbítja az ország megfelelő szegletébe.
De hogyan lehet ennyi levelet ilyen sebességgel feldolgozni? A titok nyitja a szervezettség.
A címadatok szerepe
Ha szeretnénk, hogy a levelünk időben célba érjen, akkor az első és legfontosabb feladat a miénk: győződjünk meg róla, hogy a levelünket megfelelően címeztük meg. Mire kell figyelnünk?
- Legyünk pontosak – ügyeljük rá, hogy a címzés legyen olvasható és kellően konkrét. A hiányos vagy pontatlan címzés akár a kézbesítést is meghiúsíthatja!
- Figyeljünk a sorrendre – a címzés legyen 4 vagy 5 soros. A sorokat egymás alatt, balra zártan kezdjük és kerüljük a felesleges aláhúzásokat vagy kiemeléseket.
Az irányítószám
A Magyar Posta 1973. január elsején bevezette az irányítószámokat és olyan nagyszabású kampányt indított, amely egész rövid idő alatt igazán komoly eredményeket hozott. Két hónap elteltével már a levelek 90%-ára, egy éven belül pedig már a levelek 96%-ára írtak irányítószámot a feladók.
A négyjegyű irányítószámok első számjegye a gócterületet jelöli: Budapest kapta az 1-es, Pest megye a 2-es számot, a többi pedig az óramutató járásával megegyező irányba növekedve az alábbi sorrendben:
- 1xxx Budapest
- 2xxx Szentendre
- 3xxx Hatvan
- 4xxx Debrecen
- 5xxx Szolnok
- 6xxx Kecskemét
- 7xxx Sárbogárd
- 8xxx Székesfehérvár
- 9xxx Győr
A második számjegyek Budapesttől távolodva növekednek, az utolsó két jegy pedig már a legkisebb körzeteket jelöli. A 00 végződésű irányítószámokat a rendszer bevezetésekor országos jelentőségű települések kapták, míg a kisebb városok irányítószáma általában 0-ra végződik.
A Magyar Posta gépesítése
Az 1973-ban indult lendületes kampány oka az 1975-re tervezett Toshiba gépsor beszerzése volt. Ezeknek a gépeknek a beindításával Magyarország Japán után a világ második országa lett, ahol egy feldolgozó berendezés a kézzel címzett leveleken is képes volt felismerni az irányítószámokat.
1990-ben a Toshiba gépsort a NEC levélfeldolgozó rendszere váltotta fel, amely az integrált optikai karakterfelismerővel és videókódoló berendezésével igazi világújdonságnak számított.
A 2000-es évek elején, az Európai Uniós csatlakozás küszöbén a postai szolgáltatások további korszerűsítése mellett döntöttek. 2002-ben, Budaörsön egy új, 19 ezer négyzetméteres országos hatókörű, teljesen automatizált logisztikai központ épült (OLK).
Az üzem 2004. március elején indult el. Új, Siemens márkájú, optikai felismeréssel dolgozó rendszerét mintegy 4,5 milliárd forintért szerezték be, amelyhez hasonló, korszerű logisztikai rendszer ekkor még csak Bécsben üzemelt. A szállítószalagra helyezett küldemények irányítószámát a rendszer leolvasta, a beolvasott leveleket pedig a feldolgozó programok 4040 irányra válogatták és automatikusan továbbították.
A postai dolgozók számítógépes monitorokon keresztül figyelték a küldeményeket és rosszul olvasható vagy hibás címzések esetén beavatkoztak és továbbították a leveleket a megfelelő irányba. A küldeményszortírozás végén a levelek kézbesítési körzetenként összeállítva kerültek a posta járműveire, amelyek továbbszállították azokat a rendeltetési helyükre.
A gépi arány javításával csökkent a kézi feldolgozás mennyisége és a kézbevételek száma, viszont növelni tudták a feldolgozó gépek kihasználtságát és üzemi teljesítményét. A folyamatosan működő automatikus berendezések naponta 2,5–3,5 millió kicsi, illetve 800 ezer nagy méretű levél feldolgozását végezték el. 2004 és 2008 között 13%-kal növekedett az OLK-ban feldolgozott levelek száma, így 2008-ra a havi átlagos forgalom elérte a 72 millió levelet.
A posta budaörsi logisztikai központ indulásával feleslegessé vált a fővárosi Keleti Pályaudvar mellett lévő levél- és csomagfeldolgozó fenntartása és ezzel a vasúti szállítás is. A Magyar Posta a költségek optimalizálására hivatkozva 2004-ben bejelentette a postai küldemények vasúti szállításának megszüntetését, ezzel pedig egy évszázados múltú üzleti kapcsolatnak vetett véget.
A küldemények „gépre alkalmas” minősítése
Azért, hogy a Magyar Posta tovább erősíthesse automatizált feldolgozási rendszerét, nagyobb beküldői számára létrehozott egy úgynevezett gépre alkalmas küldemény kategóriát.
Azon túl, hogy a minősítéshez szükséges bevizsgálást kiemelt gyorsasággal (3 munkanapon belül) és magas szintű ügyfélszolgálati támogatással végzi, az annak való megfelelést sávos kedvezmények formájában is honorálja.
A gépre alkalmasságot postai bevizsgáló labor ellenőrzi és hitelesíti. A bevizsgálásra minimum 10 db levelet szükséges beküldeni, a mintaküldemények pedig különböző hosszúságú, fiktív címadatokat kell, hogy tartalmazzanak. Fontos, hogy a címadatok eltérőek, de a leveleknek formailag azonos kialakításúnak kell lenniük.
Forrás: Állások a postán Facebook-oldal
A mintáknak olyan minőségben és formában kell elkészülnie, amit a beküldő későbbi feladásai során is garantálni tud.
A bevizsgálás alkalmával ellenőrzik a boríték méretét, formáját, a ragasztócsík helyét és a ragasztó minőségét. Automatizált feldolgozásra kizárólag a derékszögű, négyszög alakú, síkfelületű borítékok alkalmasak.
Ablakos boríték bevizsgálása esetén pedig az is fontos, hogy a tartalom minden esetben olyan mértékben töltse ki a borítékot, hogy a címadatok a tartalom esetleges elmozdulása esetén is teljes terjedelmükben olvashatóak maradjanak az ablakkivágásban.
A bevizsgálás és az annak való megfelelés egy összetett és kényes folyamat, ami nem enged hibázási lehetőséget. Mind a felkészülés, mind pedig az engedélyeknek való konstans megfelelés komoly technikai felügyeletet igényel, amely sok beküldő számára felesleges elvárásokat és extra ellenőrzési pontok bevezetését tenné szükségessé.
Mi a Hibridlevélnél a levélfeldolgozó rendszerünket már a kezdetek kezdetén úgy alakítottuk ki, hogy az általunk átadott megrendelések megfeleljenek a Magyar Posta által szabott szabályrendszernek, így a nálunk feladott levelek teljes feldolgozási folyamata automatizálhatóvá vált. Ahhoz, hogy ez az összetett folyamat az ügyfeleink számára egyszerű és átlátható maradhasson, feldolgozási sablonokat alakítottunk ki, amely beküldőinket is segíti abban, hogy a levelek címzése mindig megfelelő legyen, mi pedig ezáltal tudjuk biztosítani, hogy a rajtunk keresztül beküldött leveleket a Posta is megfelelően dolgozza fel.
A Magyar Posta digitalizációja napjainkban
Bár a digitális fejlődés a postai levélforgalomban is érezhető csökkenést hozott, az üzleti szféra számára továbbra is fontos kommunikációs eszköz maradt a postai levélküldés.
A postai levélforgalom csökkenni kezdett, de érezhetően nőtt az igény a szolgáltatás digitalizációja és az elektronikus ügyintézés fejlesztése iránt. A Magyar Posta reagálva a felé támasztott elvárásokra, az elmúlt években is számos erőfeszítést tett a hagyományos, papíralapú levelezés fejlesztése érdekében a digitális megoldások irányába.
Belföldi viszonylatban ma már elérhető az ajánlott és tértivevényes levelek elektronikus nyomkövetése, a papíralapú tértivevényt pedig 2021. január 1-vel az elektronikus kézbesítési igazolás váltotta fel.A közönséges – elsőbbségi és nem elsőbbségi – levelek kapcsán bevezetésre került a vonalkóddal és elektronikus feladójegyzékkel rendelkező azonosított küldemény kategória, így elektronikus visszaigazolást kaphatunk arról, ha a levelünket a posta nem tudta kézbesíteni.
Egyszerűség a modern útvesztőkben!
A Posta számos útmutatót biztosít (például ezt és ezt) azért, hogy beküldőit segítse a levelek megfelelő címzésében és hogy megrendelői elektronikusan is nyomon követhessék feladott leveleiket. De miért is bújnánk feleslegesen a postai útmutatókat, ha itt van valaki, aki már mindezt megtette helyettünk?
Küldje be levelét a Hibridlevél segítségével, próbálja ki a Gyorsküldést és engedje meg, hogy a levelét mi címezzük meg Ön helyett! Vagy használja kész sablonjainkat, ahol a megfelelően elhelyezett szövegdobozok garantálják, hogy a címadatok biztosan jó helyre kerüljenek!
Ha szeretne a helyes címzésről többet megtudni, akkor látogassa meg honlapunkat és tekintse meg címzési tájékoztatónkat, vagy olvassa el cikkünket, amelyben részletesen bemutatjuk, hogyan is címezzük meg mi a nálunk feladott leveleket.
