Hogyan követhetjük nyomon leveleinket?

A levélkövetés kiemelt fontosságú funkció, hiszen így tarthatjuk szemmel a beküldött küldemények feldolgozási státuszát és itt találhatjuk a küldeményünk nyomonkövetéséhez szükséges postai RAG számokat is. 

Hasznos funkció: a Levélkezelő

A Hibridlevél rendszere a beküldés pillanatától kezdve tárol információkat a leveleinkről. A Levélkezelőben végigkísérhetjük a gyártási folyamat lépéseit, láthatjuk, hogy kinek és mikor postáztunk levelet, ellenőrizhetjük a postázási beállításokat vagy akár a levelek költségét is.

Adminisztrációs szempontból is a segítségünkre lehet, hiszen a leveleket különböző szempontok szerint szűrhetjük, a kapott listát pedig excel fájlba exportálhatjuk. A tárolást egy évig díjmentesen igénybe vehetjük, majd ezt követően minimális összegekért évente megújíthatjuk.

Ráadásul a Hibridlevél segítségével végzett levelezés nagyon biztonságos, legyen szinte bármi a küldemény tartalma.

A levél követésben nyújt segítséget a Levélkezelő funkció.

A következőkben a Levélkezelő nyújtotta lehetőségeket fogjuk bemutatni. A Levélkezelő számos egyéb funkciója mellett lehetőséget nyújt, hogy leveleinket telepített szoftver nélkül, webes felületen keresztül küldjük be.

Az Új levél küldése gombra kattintva betallózhatjuk azt a PDF formátumban előkészített levelet, amelyet postázni szeretnénk és a postázási tulajdonságok beállítását követően már útjára is indíthatjuk a küldeményünket.

A Levélkezelőnek számtalan hasznos funkciója van, többek között a levelek követése is.


Várakozó levelek

A Várakozó levelek gombra kattintva olyan küldeményeket találunk, melyeket korábban megpróbáltunk beküldeni, de valamilyen okból nem kerültek postázásra. Ha például nem volt elegendő összeg az egyenlegen vagy a beküldést követően valamilyen okból elakad a gyártás, akkor a levelek ebbe a mappába kerülnek. 

Érdemes mindig szemmel tartani ezt a mappát és ellenőrizni, hogy vannak-e elakadt leveleink. Ha rájöttünk, hogy miért került ebbe a mappába a levél (pl.: nem volt elegendő összeg az egyenlegen) és sikerült megoldani a problémát, akkor a Várakozó levelek mappába belépve újra elindíthatjuk a levelek feldolgozását.  

Levelek követése 

A Levelek követése menüpontban a már beküldött leveleink listáját találjuk. Szűrhetjük a listát például a címzett vagy a feladás napja alapján vagy kiválogathatjuk azokat a leveleket, melyek a többletszolgáltatással (ajánlva vagy tértivevénnyel) lettek feladva.

Az ajánlott szolgáltatással a feladott levelek egyedi RAG számot kapnak, melyet a megrendelés részleteire kattintva kereshetünk ki. 

A levél követése különösen fontos és hasznos funkció.

A RAG szám segítségükre lehet abban, hogy küldeményünk útját a Posta nyomkövetés oldalán szemmel tarthassuk, a tértivevényes levelek sikeres vagy sikertelen kézbesítésről pedig a levélkezelőben található státuszváltás alapján tájékozódhatunk. 

Amennyiben a kézbesítési státusz visszaigazolt, a megrendelés részleteire kattintva megtekinthetjük és letölthetjük a sikeres vagy sikertelen kézbesítést igazoló hiteles PDF dokumentumot. 

Az EKI egy fontos dokumentum, amit a Posta állít ki.

Az elektronikus kézbesítési igazolás csak azután válik elérhetővé, ha a címzett átvette a küldeményt, a Magyar Posta pedig a hitelesítő dokumentumot a rendszerbe visszatöltötte. Mivel sikertelen kézbesítés esetén a Posta többször is megkísérli az újrakézbesítést, előfordulhat, hogy több hétbe is beletelik, amíg az EKI a rendszerben elérhetővé válik. 

Megrendelések követése 

Beküldött megrendeléseinket ellenőrizhetjük, a feldolgozás státuszát pedig nyomon követhetjük a Megrendelések követése menüben. Itt láthatjuk, hogy ki és mikor küldte be a levelet, illetve azt is, hogy mennyibe került az adott feladás – a levél követésének összes információját egy helyen találják ügyfeleink.

Levelek validálása 

Amennyiben a céges fiókot többen is használják, lehetőség van arra, hogy felhasználóinkhoz különböző jogosultsági szinteket rendeljünk.  

Abban az esetben, ha szeretnénk, hogy a postázandó levelek beküldés előtt még házon belül is jóváhagyásra kerüljenek a küldemények, beállíthatjuk, hogy a levél csak egy megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó jóváhagyásával kerüljön postázására.  

Ha használjuk ezt a funkciót mindig győződjünk meg róla, hogy a Levelek validálása mappában nem sorakoznak olyan levelek, amiket már jóval korábban szerettünk volna útjukra indítani. 

A különböző jogosultsági szintek megkönnyítik a közös céges használatot.

A Levél statisztika menüpont megmutatja, hogy az adott hónapban hány levél ment ki és milyen szolgáltatásokat vettünk igénybe. Ez a statisztika egy átfogó képet mutat cégünk postázási szokásairól. 

A levelek nyomon követése egy remek kényelmi funkció, hiszen néhány jól beállított keresőfeltétellel pillanatok alatt rászűrhetünk a számunkra fontos levelekre.  A levél követése azt is garantálja, hogy nyugodtak lehetünk küldeményünk sorsával kapcsolatban.

Mindössze pár kattintás, és feladhatjuk postai levelünket vagy megbizonyosodhatunk leveleink állapotáról. Pofonegyszerű, igaz? 

Ha levelével kapcsolatban további kérdései vannak vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal a ugyfelszolgalat@hibridlevel.hu email címen vagy keressen minket a +36 20 613 1111-es telefonszámon