Virtuális Nyomtató váltja ki a postára járást!

Virtuális Nyomtató

A Virtuális Nyomtató éppen az, amit neve sugall: a feladó egy nyomtatást indít el, ezzel pedig a Hibridlevél rendszerén keresztül már fel is adhatja a küldeményt. Tartson velünk, mert ebben a posztban részletesen elmagyarázzuk, hogyan működik, és miért érdemes használni a Hibridlevél rendszerét, valamint közösen letöltjük a Virtuális Nyomtatót is. Kezdjünk is bele!

Üdv, a 21. században! Virtuális Nyomtató váltja ki a postára járást!

Amikor hibridlevelet küld, magát a levelet többféleképpen is beküldheti. Nagyon egyszerű a folyamat, ha ezt a Virtuális Nyomtató segítségével teszi, hiszen az egész művelet nem bonyolultabb, mint bármely normál nyomtatási folyamat.

A Hibridlevél egyik nagy erőssége az egyszerűsége, hiszen a levelek feladása nem csak online felületen keresztül lehetséges. A szoftver telepítése után mindössze 3 feladata van:

  • megírni a levelet,
  • megadni a címzett(ek)et,
  • valamint beállítani, hogy milyen gyártási, illetve postázási beállításokat kíván igénybe venni.

Minden mást a rendszer elvégez Ön helyett.

Hogyan működik a Hibridlevélen keresztül a levelezés?

Először le kell töltenünk a Hibridlevél Virtuális Nyomtatóját. Ezt a webes felületen történő Regisztráció után, vagy Bejelentkezést követően tudjuk megtenni.

Ha ezzel készen vagyunk, a gépünkön a nyomtató listában már meg is jelenik a Virtuális Nyomtató.

Az eszköz kétféleképpen is alkalmazható:

Az egyik lehetőség a Dokumentum nyomtatása. Ebben az esetben PDF-ben vagy a szövegszerkesztőben összeállítjuk az elküldeni kívánt dokumentumot. Ha előre megcímezzük a levelet, arra figyeljünk, hogy megfelelő pozícióban és sorrendben helyezzük el a feladó és címzett adatokat, a rendszer ugyanis csak így képes beolvasni és értelmezni ezeket. Az sem probléma, ha nincs megcímezve a dokumentum, később is tehetünk elé címoldalt.

A másik lehetőségünk, hogy az asztalon megjelenő Hibridlevél ikonra kattintva tallózzuk be a kívánt PDF fájlt.

A Virtuális Nyomtató első indításakor a szoftver megkér minket, hogy jelentkezzünk be és adjuk meg a feladói adatokat, azonban ezeket csupán egyszer szükséges megadnunk. Ezt követően közvetlenül a beküldési felületre navigál minket, ahonnan már tényleg csak pár kattintás a levél beküldése.

A szoftver ellenőrzi a dokumentumon megadott címeket, illetve, ha nem találja, itt lehetőségünk van megadni. Ha új címadatokat talál, minden esetben felajánlja azok mentését, így, ha legközelebb ugyanannak a címzettnek szeretnénk levelet küldeni, nem kell újra megadnunk a címet, azt a címlistából is kiválaszthatjuk.

A felső állapotsor jelzi, hogy a levél készen áll-e a beküldésre. Amennyiben a sor hibát jelez, a zöld információs ikonra kattintva megtekinthetjük a probléma okát. Miután javítottuk a hibát, a státusz Beküldhetőre vált.

Ezt követően fontos, hogy leellenőrizzük a várható költséget, az előállítási és postázási tulajdonságokat, és csak akkor kattintsunk a Küldés gombra, ha mind a levél, mind pedig a postázási beállítások megfelelőek. Miután a Küldés gombra kattintottunk, a levél későbbi módosítására már nem lesz lehetőség.

Mivel a nagy oldalszámú (vagy több címzettet tartalmazó) küldemények feldolgozása időigényesebb, ezért első alkalommal ajánlott csak az első néhány oldalt/ levelet beküldeni virtuális nyomtatásra. Így, ha a címzéssel vagy magával a dokumentummal valamilyen probléma akadna, az még időben kiderül és lehetőségünk van a szükséges módosításokat elvégezni, mielőtt a teljes dokumentumot beküldenénk.

A Virtuális Nyomtató mérhetetlenül leegyszerűsíti egy cég küldeményeinek postázását, gyakorlatilag pár kattintásba sűríti az egyébként hosszadalmas, problémás postázási folyamatot.

Elkerülendő az esetleges hibákat, érdemes a Virtuális Nyomtató használatáról szóló útmutatót is áttekinteni, amelyben minden információ megtalálható a felhasználói felület kezeléséről, a helyes címzésről vagy a csatolmányok kezeléséről, de érdemes a blogunkat is követni mert sok hasznos rendszerhasználati tippet fogunk még megosztani a továbbiakban is.