Manapság egyre több elektronikus számlával találkozunk. Ha vásárolunk valamit az interneten általában a számlát is emailben kapjuk meg, ha vállalkozunk vagy vállalkozást vezetünk akkor már biztosan találkoztunk az online számlázóprogramok valamelyikével, melyek jutányos csomagjaikkal és felhasználóbarát felületükkel hamar meghódították a piacot. Ezek a számlázó programok nagy segítséget jelentettek a fejlődni vágyó vállalkozóknak abban, hogy felhagyhassanak a kézi számlatömbökkel, és helyette online felületen állíthassák ki számláikat. De mit is jelent ez pontosan? Vajon minden e-számla ami elektronikusan érkezik? Szükségszerű a papír alapú számlákat postán kiküldeni? Mitől lesz egy számla valóban e-számla és ki ragaszkodik ma még a papír alapúhoz? Cikkünkben nem csak a számlázás történetét, mai állapotának kialakulását járjuk körbe, hanem feltérképezzük a legújabb trendeket, megvilágítjuk a legnagyobb félreértéseket és megvizsgáljuk azt is, mi várhat ránk az elkövetkezendő években.
Bár a globális szintű digitalizáció minden életterületünket jelentősen átalakította, a könnyen elérhető online számlázó programok pedig látszólag a teljes piacot beterítették, ha a felszín mögé nézünk mégis azt láthatjuk, hogy a magyar számlázási gyakorlat meglepően konzervazív. Mi lehet ennek az oka?
Az elektronikus számlakiállítás és elektronikus továbbítás lehetősége nyilvánvaló anyagi és hatékonyságbeli növekedést jelenthet, mégis a sok évtizedes irodai rutin és téves berögződések olykor megmagyarázhatatlan többletterhet tartanak fenn egy-egy cég életében.
A modern számlázás Magyarországon
Bár a számlázás történelmi gyökerei már a mezopotámiai kereskedők mindennapjaiban is megjelentek, a mai értelemben vett számlázási rendet szigorú adójogszabályok foglalják keretbe . Ezek határozzák meg a számlákon kötelezően feltüntetendő, mindenkori adattartalmat, így számláinkra az egyes adókötelezettségek teljesítésének segédleteiként is tekinthetünk.
Az e-számlázás gyökerei az 1960-as évekre nyúlnak vissza, ekkor fejlesztették ki ugyanis az első elektronikus adatcserére szolgáló EDI (Electronic Data Interchange) rendszert. Később, az 1990-es években a különböző webes alkalmazások elterjedése már azt is lehetővé tette, hogy ezeket az EDI fájlokat az egyes gazdasági szereplők elektronikusan küldjék meg egymásnak, így gyakorlatilag kiépült a digitális adatátvitel lehetősége és megteremtődött a modernkori elektronikus számlázás technikai háttere.
Hazánkban az elektronikus számlák kiállításának jogszabályi hátterét a 2004-es EU-s csatlakozásunk napján hatályba lépő 20/2004 (IV.21) PM rendelet teremtette meg [1]. A legelső magyarországi elektronikus számlát is ebben az évben, 2004-ben állította ki a NetLock Kft. a WizzAir Kft. számára.
2006 szintén meghatározó év volt, hiszen az Európai Uniós irányelvhez igazodva ettől az évtől már nálunk sem kell a papíralapú számlát aláírással vagy céges bélyegzővel hitelesíteni, ami meghatározó mérföldköve volt a hazai számlázási rend átalakulásának.
A digitális számlázás forradalma?
A Magyar Állam rendkívül kedvező jogszabályi hátteret biztosít a digitális fejlődésre kész magyar vállalkozások számára, emellett pedig az egyes programok is számos esetben kínálnak olyan adatlekérdezési és riportkészítési lehetőségeket a felhasználóik számára, amelyek a számlakiállítás lehetősége mellett az adott cég belső folyamatait, ellenőrzési és számviteli rendszereit is támogatják.
Azzal, hogy a NAV 2018-ban kötelezővé tette a 100 000 forint feletti áfatartalmú számlák online beküldését, jelentősen befolyásolta, de egyben transzparensebbé is tette a gazdasági szereplők működését az állam számára. Egy éven belül körülbelül háromszorosára nőtt az online számlázóprogramot használók száma, bár tény, hogy a papír alapú számlák kiállítása ekkor még mindig jócskán 80% fölött volt.
2021-től már nemcsak a vállalkozások, hanem a magánszemélyek felé kiállított számlákat is továbbítani kell a NAV felé. A beküldési kötelezettség által nagyjából megduplázódott az adóhatósághoz beérkező számlák száma, a cégek pedig ennek köszönhették, hogy a hivatal (ebben az évben először) áfa-bevallás tervezetet állított össze számukra.
2023-ban már kétmilliárd darabnál tartott az online kiállított számlák száma, ez pedig a költségvetés számára több száz milliárd éves plusz bevételt jelentett.
Bár mindezek tükrében elsőre azt hihetnénk, hogy az online számlabeküldés forradalmasította a cégek közötti számlacserét is, ám az adóhatóság felé kötelező adattovábbítás egyáltalán nem jelenti azt, hogy a vállalkozások közötti adatcsere és a számlák feldolgozása is feltétlenül elektronikusan történne.
A 2022-ben Magyarországon működő 1,3 millió vállalkozásnak csupán 15 %-a mondhatta el magáról, hogy akár csak egy elektronikus számlát is kiállított ebben az évben. Bár naponta közel 2 millió számla érkezett a NAV-hoz, egy év alatt alig 100 ezer olyan számlával találkozott a hivatal, amely a kiállítónál és a befogadónál is automatikusan feldolgozható. Ezzel párhuzamosan pedig azt is láthattuk, hogy a havonta kiállított számlák közül körülbelül 40 millió keletkezett papír alapon.
A papíralapú számla jövője és indokoltsága
Mi lehet az oka annak, hogy a papír alapú számlák aránya még mindig ilyen magas?
Egy cég életében a technológiai váltás nagyon meghatározó. Ez nem csak egy döntés, hanem szemléletváltás is, aminek része a digitális valóság elfogadása, rendszerszintű megvalósítása és a fizikai termékek felszámolása.
Bár a számlázási rendszer digitális átalakulása az átláthatóság irányába tereli a számlázást, az elmúlt évtized tapasztalata az, hogy a kedvező jogszabályi feltételek és nyilvánvaló gazdasági előnyök mellett sem könnyen emészthetőek ezek a változások és felülről érkező szabályozásokkal szükséges kikényszeríteni, hogy ezt a vállalkozások is integrálják folyamataikba.
Gyakori félreértés, hogy az elektronikusan előállt számlát e-számlának nevezzük, miközben egy kellő hitelesítéssel nem rendelkező PDF számla csupán egy egészen hétköznapi papír alapú számla digitális lenyomata. E-számláról csak akkor beszélhetünk, ha azt nem csak a kiállító, de a befogadó is elektronikusan kezeli, és ha ez valamely fél oldalán nem valósul meg, akkor a jelenleg érvényes jogszabályi definíciók szerint a dokumentum nem nevezhető e-számlának.
Az Európai Uniónak törekvése, hogy tagállamain belül egységesítse az elektronikus számlázás rendszerét, melynek tervezett első lépéseként 2024 január 1-ével megszüntette volna az e-számla befogadás megtagadásának lehetőségét (tehát hogy befogadó félként ragaszkodhassunk a papír alapú számlához). Sokak megkönnyebbülésére a projekt ugyan csúszik, de nincs ok a fellélegzésre, mivel a módosítás nem meghiúsult, csak halasztásra került, a vállalkozásoknak pedig fel kell készülniük arra, hogy a beérkező elektronikus számlákat feldolgozzák és a jogszabályoknak megfelelő elektronikus tárolási rendszert alakítsanak ki.
Hogyan tovább?
A számos elérhető digitális lehetőség mellett még mindig sok elvi és gyakorlati akadály áll a vállalkozók előtt ahhoz, hogy érdemi lépéseket tegyenek a digitális átalakulás irányába.
Érteni kell a digitális működés lényegét, megérteni és kiküszöbölni a kinyomtatott majd visszaszkennelt dokumentumok feldolgozásával járó felesleges lépéseket, elengedni a régi berögződéseket, megismerni a digitális tér nyújtotta lehetőségeket és kihasználni az ezzel járó előnyöket.
Bár az online számlázó programot használók köre évről évre nő, még mindig nagyobb számban állítanak ki ezekkel a programokkal papír alapú számlát, mint elektronikusat. Azért, hogy a digitalizálódni vágyó vállalkozók és cégek, valóban megspórolhassák a postázással járó felesleges nyomtatást, borítékolást és postára járást, a legnagyobb számlázóprogramok integrált szolgáltatásként teszik elérhetővé a Hibridlevél szolgáltatását. Ezzel megteremtik a lehetőséget a felhasználóik számára, hogy papír alapú számláikat egy gombnyomással továbbítsák partnereik felé postai úton, ráadásul anélkül, hogy alapanyagokat kéne készletezniük vagy a nap végén postára szaladgálniuk.
A számlázási trendek és kommunikációs csatornák napról napra változnak és bármilyen haladó szemlélettel is gondolkozzunk, mindig számításba kell vegyük az elektronikus tér korlátait is. Vannak még olyan cégek, ahol emailes elérhetőség nem áll rendelkezésre vagy egyszerűen csak nem megbízható az ezen a csatornán folytatott kommunikáció.
Címzettként is gyakran találunk a postaládánkban várt és kéretlen leveleket egyaránt. Havonta sárga csekkek százezrei kerülnek postai kézbesítésre, legyen szó a havi villanyszámláról vagy egy kellemetlen bírságról. És egy elfelejtett előző havi számla is utolér minket, akárhány emlékeztetőt jegyeztünk fel a naptárunkban – tartós fizetési késedelem esetén biztosra vehetjük, hogy a szolgáltatónk előbb vagy utóbb, de postai úton is emlékeztetni fog minket arra, hogy ideje a tartozásunkat kiegyenlíteni.
Izgalmas új tendenciákat teremt a digitalizáció, de még mindig többszáz millió levél fordul meg a postánál évente, ami a céges kommunikációnak még mindig meghatározó szelete. Ha szeretne Ön is tenni azért, hogy az irodában felhalmozódó postai levelek számát csökkentse, keresse a Hibridlevél funkciót kedvenc számlázójában vagy tesztelje szolgáltatásunkat közvetlen regisztrációval ezen a linken!
[1] Az elektronikus számlára vonatkozó főbb szabályokat hazánkban ma az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény határozza meg.
