Számos olyan cég van, ahol a számlákat a mai napig aláírják mielőtt átadnák vagy postáznák a partnernek. De vajon tényleg szükség van erre? Bebizonyítjuk, hogy nem. Szeretnénk rendet tenni a fejekben és egy jogász segítségével megcáfolni a számlák aláírásával kapcsolatos tévhiteket.
Régen bevett szokás volt, hogy minden számlát aláírtak és pecsételtek a cégeknél, ezzel hitelesítve érvényességüket.
2006 óta az Európai Uniós irányelvhez igazodva a papíralapú számlák aláírás és céges bélyegző nélkül is hitelesek.
Sokakban megmaradt a berögződés és még ma is elbizonytalanodnak, hogy érvényes-e egyáltalán a papíralapon kiállított számla aláírás nélkül, pedig már jó ideje nem szükséges kézi hitelesítésük.
Ahhoz, hogy megbizonyosodjunk erről, érdemes átnéznünk a számla kötelező tartalmi elemeiről az áfatörvény 169. §-a rendelkezését. Ez alapján a számla kötelező adattartalma általános esetben a következő:
- a számla kelte,
- a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja,
- a számla kiállítójának neve, címe, adószáma,
- a szolgáltatás igénybevevőjének neve, címe, adószáma,
- értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, és nettó egységára (adó nélküli értéke),
- számla nettó összértéke (adó nélküli értéke),
- az ÁFA százalékban és összegszerűen is kifejezve.
Persze minden esetben a teljes jogszabályi rendelkezést érdemes elolvasni, mi jelenleg abból csak a legfontosabbakat emeltük ki. A jogszabály egyértelműen rögzíti, hogy milyen tartalmi elemekkel kell bírnia a számlának, azonban az aláírás nincs ezek között. A számlát sem aláírni, sem lebélyegezni nem kell, sőt az Áfa törvény rögzíti azt is, hogy „törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat, de (…) a számla aláírását nem teheti kötelezővé.”
Térjünk ki röviden az elektronikus számlákra is. Tulajdonképpen a kötelező tartalmi elemek ebben az esetben sem térnek el, ugyanakkor az elektronikus számla jogi fogalma különbözik a papíralapú számláétól. Az elektronikus számla az általános forgalmi adóról szóló törvény értelmében egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. A jogszabály ezen kívül meghatároz bizonyos követelményeket, amelyeknek meg kell felelnie az e-számlának. Biztosítani kell a számlák eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.
Ez biztosítható minősített elektronikus aláírással vagy úgy, ha az elektronikus adatcsererendszerben elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják. Elektronikus hitelesítés nélkül azonban az e-számla érvényét veszti.
Papíralapú számla esetén hitelesítésre nincs szükség, de ha mégis ragaszkodunk hozzá, hogy házon belül jóváhagyásra kerüljön a számla, a Hibridlevél felülete ebben is segítséget nyújt. A felhasználói felületünkön különböző jogosultsági szinteket hoztunk létre. Csak azok a felhasználók postázhatnak számlát, akik magasabb szintű – menedzseri vagy adminisztrátori jogosultsággal – rendelkeznek. A felhasználói szintű jogosultsággal rendelkező kollégák előkészíthetik és feltölthetik, a magasabb szinttel rendelkező kollégák pedig postázhatják a számlákat. Ezzel tulajdonképpen megmarad a pontos ellenőrzéshez szükséges cégen belüli hierarchia, anélkül, hogy a postázásra szánt számlákat házon belül kinyomtattuk volna.
Miután ezeket tisztáztuk, érdemes elgondolkoznunk azon, hogy amikor papíralapú számlát állítunk ki valóban szükséges-e ezeket házon belül nyomtatnunk. Elkerülhetjük a levelek nyomtatását, borítékolását és az ajánlott küldemények regisztrációjával sem kell foglalkoznunk, ha a Hibridlevél rendszerét használjuk. A Hibridlevélhez beküldött leveleket akár már aznap nyomtatjuk, borítékoljuk és postára adjuk, az elküldött levelek státuszát pedig az oldalon nyomon követhetjük.
Az olyan közismert számlázó programok, mint a Billingo vagy a Számlázz.hu nagy segítségünkre lehetnek vállalkozásunk pénzügyeinek intézésben. Mindkét program a Hibridlevél rendszerét használja és segítségükkel egyszerűen és gyorsan küldhetünk ki akár elektronikus akár papíralapú számlákat. Számláinkat könnyen előállíthatjuk a számlázóprogramban, majd miután elkészültünk velük kérhetjük, hogy levelünk papírformában is megérkezzen a címzetthez.
Korábban a papíralapú számla csak egy példányban volt hiteles és a másolatok sorszámát jelölni kellett a dokumentumon. A hatályos jogszabályok szerint azonban már nem kell feltüntetni, hogy a számla eredeti vagy másolati példány. Régen ezt a szabályt a 24/1995. (XI.22.) PM rendelet tartalmazta, a nemzetgazdasági miniszter azonban 2010-ben ezt hatályon kívül helyezte.
Bár az elektronikus számla kibocsájtás térnyerése jelentős, még mindig sokan vannak, akik nem tudják vagy nem akarják befogadni ezeket a számlát. Bárhogy is legyen, fontos tisztában lennünk azzal, hogy a papíralapú számlákat többé már nem kell az aláírásunkkal hitelesíteni és ha így van, miért akarnánk egyáltalán a nyomtatásával bajlódni, mikor beküldhetjük a Hibridlevéllel is?
Köszönjük a DRMZS Ügyvédi Irodának a cikk elkészítésében való segítséget!
