A Hibridlevélben számos lehetőségünk adódik arra, hogy egy vagy több címzettet automatikusan rendeljünk a kiküldendő levelünk mellé. Ezek mindegyike sokkal kényelmesebb és gyorsabb, mintha kézzel vagy címkenyomtatóval kellene bajlódnunk. Nézzük is meg közösen, hogyan tudunk címzetteket megadni a Virtuális Nyomtatóban.
A feladói cím és címzettek megadása
A Virtuális Nyomtató első megnyitását követően,
- miután betallóztuk a postázni kívánt PDF dokumentumot,
- vagy kiválasztottuk a dokumentumunkban a nyomtatók közül a Hibridlevél – postai feladás funkciót,
a szoftver megkér minket arra, hogy jelentkezzünk be:
Mielőtt továbblépünk szükséges legalább egy feladási címet megadnunk.
Ez az ablak csupán egyszer fog megjelenni, ezt követően már csak akkor kell megnyitnunk ismét, ha módosítani szeretnénk vagy új a feladási címet szeretnénk megadni.
Itt, a Tárolt név mezőben azt a nevet adhatjuk meg, amellyel a rendszer az adott címet tárolni fogja. Fontos, hogy nem az itt megadott tárolt név kerül a borítékra, ez csupán nekünk segít a későbbiekben, hogy a legördülő menüből egyszerűen kiválaszthassuk, melyik feladói címet szeretnénk a levelünkön feltüntetni.
A továbbiakban a Virtuális Nyomtató –> Beállítások–> Címlista fül alatt kezelhetjük a feladói címlistánkat.
Amennyiben nem tartalmaz a postázandó dokumentumunk felismerhető címzett adatokat, a következő lépésben meg kell adnunk, hogy kinek szeretnénk a levelünket elküldeni:
Kiválaszthatjuk, hogy a címadatokat 4 vagy 5 sorban szeretnénk megadni:
- 4 sorban: adjuk meg a címzett nevét, várost, közterületet (utca és házszám, emelet/ajtó), illetve az irányítószámot
- 5 sorban: megadhatjuk a cég nevét, megnevezhetünk egy címzettet, az alsó három sorban pedig: város, közterület neve és jellege, házszám (emelet/ajtó) és végül az irányítószám
Amennyiben a levelünket korábban már megcímeztük, a rendszer pedig azonosította a címadatokat, akkor máris felkínálja, hogy elmentsük azokat:
Ez a funkció nem csak egy levél beküldésekor használható, egy jól megszerkesztett körlevélből akár több száz címzett adatait is elmenthetjük, így, ha később egy, már mentett partnernek szeretnénk újabb levelet küldeni, a címadatokat nem szükséges megadni, hanem a tárolt címlistából is kiválaszthatjuk.
A helyes címpozíció megadásáról IDE kattintva találhat bővebb információt.
Érdemes a címlistánkat az új címadatokat rendszeresen frissíteni, így nem csak az adatbázisunk bővül, de hosszútávon a saját munkánkat is megkönnyíthetjük. Ezzel pedig még több időt és energiát spórolhatunk.
