Amennyiben szeretne körlevelet küldeni, van egy remek módszerünk arra, hogyan készíthet egyszerűen egy egységes sablont hozzá és hogyan rendelhet akár száz címzettet is küldeményéhez. Ehhez mindössze a Hibridlevél levélsablonjára, egy címlistára és a Word körlevélszerkesztőjére lesz szüksége. Mutatjuk is a folyamatot lépésről lépésre!
Hibridlevél sablon
A Hibridlevél sablonját INNEN tölthetjük le, de a webes felületen, a belépést követően a Letöltés blokkban is megtalálhatjuk.
A levélsablont megnyitva a lap tetején két szövegdoboz jelzi, hogy hol kell megadnunk a feladói és címzett adatokat.
Fontos, hogy a szövegdobozok pozícióján ne változtassunk!
A megfelelően elhelyezett szövegdobozok biztosítják, hogy a levél feltöltéskor a címadatok automatikusan kiolvashatóak legyenek a levélből.
Ha csak egy címzettnek akarjuk küldeni a levelünket, a dolgunk egyszerű: a címzési szabályoknak megfelelően töltsük ki a feladó és címzett területet, írjuk meg a levelet, majd a Virtuális Nyomtató segítségével már postázhatjuk is küldeményünket.
Amennyiben a levelünket több címzettnek szeretnénk elküldeni, akkor ebben segítséget nyújthat a Word körlevélszerkesztője.
A körlevél készítésének lépései
Az első lépés, hogy elkészítjük a levélsablont: írjuk meg a levelet, adjuk meg a feladói adatokat, arra viszont figyeljünk, hogy a címzés területe maradjon szabadon!
Ezt követően a Word menüszalagon válasszuk ki a Levelezés fület, nyissuk meg a Körlevélkészítés indítása menüpontot és kattintsunk a Levelekre.
Címlistánkat, a Címzettek kiválasztása almenüben a Meglévő lista használata pontra kattintva tallózhatjuk be.
Figyeljünk arra, hogy a korábban Excelben előkészített címlistánk pontosvesszővel elválasztott CSV formátumban legyen elmentve!
A dokumentum oszlopokba rendezve az alábbi adatokat kell tartalmazza:
- Cégnév (ha van)
- Név (vezeték- és keresztnév lehet egy oszlopban, de külön is)
- Város
- Utca, házszám (emelet / ajtó)
- Irányítószám
Amennyiben levelünkben egyéb változót – például kuponkódot vagy ügyfélazonosítót – is szeretnénk elhelyezni, akkor annak is készíthetünk egy külön oszlopot.
Ha a címlistát megfelelően készítettük elő, a fájl feltöltését követően az alábbi oszlopokat fogjuk látni.
Amennyiben a címlistán szeretnénk módosításokat végezni, bizonyos sorokat eltávolítani, esetleg kiszűrni a duplikációkat, akkor ezt a Címzettlista szerkesztése almenüben tehetjük meg.
Ha elvégeztük a szükséges módosításokat, akkor kattintsunk az OK gombra, majd levelünkben a címzett adatait tartalmazó szövegdobozba.
A felső menüsorban a Címterület almenüre kattintva, láthatjuk, hogy hogyan fognak megjelenni a címzett adatok és itt állíthatjuk be azt is, hogy a nevek milyen formában jelenjenek meg.
Amennyiben a program nem tudja megfeleltetni a címlistánk adatmezőit a címzés soraival, úgy a Mezők egyeztetésére kattintva kiválaszthatjuk, hogy adott oszlopot az Excelben mely adatmezővel szeretnénk egyeztetni.
Ha a vezetéknév és a keresztnév külön oszlopban szerepel, itt tudjuk egyesíteni a név adatokat.
Ha befejeztük az adatok egyeztetését, az Adatmező beszúrása menüpont segítségével, a címterületre a megfelelő pozícióba kattintva beszúrhatjuk a címzett adatait (például cégnév, név, város, utca, irányítószám).
Elhelyezhetünk egyéb változókat, például megszólítást vagy kuponkódot is levelünkben. Ehhez kattintsunk a dokumentumban oda, ahol a változót (pl. megszólítást) szeretnénk elhelyezni, majd a Megszólítás almenüt kiválasztva, válasszuk ki a kívánt formátumot. Amennyiben a vezeték- és a keresztnév az adatbázisunkban külön oszlopban szerepel, itt lehetőségünk van csak a keresztnevet feltüntetni a levélen, de használhatjuk a teljes nevet is.
Amint a folyamat végére értünk, az Eredmény megjelenítése fülre kattintva ellenőrizhetjük, hogyan fog levelünk kinézni.
Ha mindent megfelelőnek találtunk, a Befejezés és egyesítés és a Dokumentumok szerkesztése külön… pontra kattintva a címlistában szereplő összes személynek külön megcímezve láthatjuk levelünket.
Leveleinket elmenthetjük összefűzve. Ehhez válasszuk az Egyesítés új dokumentumba, majd a Mind menüpontot, ha viszont több részletben szeretnénk a leveleket elmenteni, úgy az Ettől-Eddig pontban beállíthatjuk, hogy egy fájl mennyi levelet tartalmazzon.
Kész levelünket érdemes Word és PDF formátumban is elmenteni, a Virtuális Nyomtató segítségével bármely formátumban be tudjuk küldeni leveleinket.
Amennyiben leveleinket közvetlenül Wordből küldjük be és a feltöltés folyamán hibát találunk, könnyedén visszaléphetünk a Word körlevélszerkesztőbe és módosíthatjuk azt.
Ha beküldtük leveleinket és a Hibridlevél is megfelelőnek találta a levelek formátumát, jobb oldalon, a levelek státusza zöldre vált.
Ez azt jelenti, hogy levelek formailag készen állnak a beküldésre, azonban mielőtt a Küldés gombra kattintunk, minden esetben ellenőrizzük le a postázási beállításokat, mert beküldés után módosításra már nincs lehetőségünk. Ha mindent rendben találunk, útjukra is indíthatjuk leveleinket!
