Egy társasházban a közös képviselő feladata értesíteni a lakóközösséget bármilyen, a házat érintő változásról. Egy levélbe gyakran sok csatolmányt szükséges befűzni, és ha a lakók nem nyilatkoznak erről másképp, akkor postán szükséges elküldeni az értesítőt.
Ebben segít a Hibridlevél szolgáltatása: megkönnyíti a közös képviselők feladatait, hiszen elektronikus úton adhatják fel leveleiket, amelyek végül papíralapon érkeznek meg a lakóközösség postaládájába.
Miért kell papíralapon értesítőt küldeni?
A közös képviselőnek törvényi kötelezettsége, hogy a társasházat érintő jelentős változásokról a lakókat tájékoztassa. Amennyiben a lakók nem nyilatkoznak arról, hogy elektronikus úton is fogadják az értesítőket, akkor feltétlenül postai úton szükséges a leveleket kiküldeni.
Az egyszerű értesítők mellett vannak olyan esetek, amikor kiemelten fontos, hogy a feladás vagy a kézbesítés ténye igazolható legyen: ilyenkor a leveleket ajánlott vagy tértivevényes különszolgáltatással érdemes feladni, amelyek jelentős adminisztrációs terheket jelenthetnek egy társasházkezelő számára.
Ezekben a helyzetekben nyújthat segítséget a Hibridlevél szolgáltatása, hiszen itt bármely, a Hibridlevél rendszerébe feltöltött levél mellé csupán egy kattintással rendelhet postai különszolgáltatást. Az így feladott leveleket egyedi azonosítóval (RAG számmal) látjuk el, amely azonosítót a felületünkön is elérhetővé teszünk.
Levelei útját a kapott RAG szám segítségével a Posta nyomkövetési oldalán bármikor ellenőrizheti és, ha levelét tértivevényes úton postázta, akkor a sikeres vagy sikertelen kézbesítés hiteles, PDF formátumú igazolását a Hibridlevél felületén is megtalálja.
A Hibridlevélen postai leveleit elektronikusan küldheti be, és mindössze pár kattintással kiválaszthatja, hogy normál, elsőbbségi, ajánlott vagy tértivevényes úton szeretné feladni küldeményeit.
Nem kell többé a borítékolással bajlódnia, se a postára sietnie. Az adott napon 12 óráig beküldött küldeményeket lehetőségeink szerint aznap, de legkésőbb másnap postára adjuk, így nem kell tartania attól, hogy a levelek nem érkeznek meg időben a címzettek postaládájába.
Amennyiben az adott levelet több címzettnek is el kell küldenie, a levelek nyomtatása és címzése különösen időigényes feladat lehet. Ha van egy jól előkészített levele és rendelkezik a címlistával a lakóközösség tagjainak adataival, akkor a dolga csupán annyi, hogy a levelet és a címlistát feltölti a Hibridlevél rendszerébe, a megcímzett küldemények pedig automatikusan állnak elő a rendszerben.
A megfelelő címlista összeállításáról részletesen ITT olvashat, a körlevélküldés folyamatáról pedig bővebben pedig IDE kattintva talál további információt.
Könnyebb adminisztráció
Levélkezelő felületünk segítséget nyújt abban, hogy átláthatóan kezelhesse a már kiküldött leveleket. Amennyiben több társasházat is kezel, akkor a különböző házaknak különböző fiókokat hozhat létre, amelyek így a segítségére lehetnek abban, hogy a kezelt házak költségei egyértelműen elkülönüljenek.
A Levélkezelőben elküldött leveleit bármikor ellenőrizheti, különböző szempontok alapján szűrheti, például, hogy kinek és mikor küldte el, vagy milyen különszolgáltatással adta fel azokat. Ellenőrizheti a levél feladásának költségét, letöltheti a számlaképet és a tértivevényes levelek kézbesítési igazolását is itt találja.
Ha felkeltettük érdeklődését, próbálja ki szolgáltatásunkat és küldje el első levelét IDE kattintva teljesen ingyenesen! További hasznos tanácsokért pedig kövesse a blogunkat!
