Amennyiben körlevelet szeretne küldeni több száz vagy akár több ezer címzettnek, segítségünkkel most egyszerűen készíthet címlistát excelben, amelyet aztán könnyedén feltölthet a Levélkezelőbe, hogy aztán percek alatt előállíthassa és beküldhesse postázásra szánt leveleit. Ebben a posztban ennek a címlistának az összeállítási folyamatát mutatjuk be, a következő cikkben pedig azt is megmutatjuk, hogy hogyan tudja a címlistát a levélkezelőbe betölteni és a körlevelet elküldeni.
Hogyan készítsünk címlistát?
Először is szükségünk lesz egy excel dokumentumra, melyben a címzett adatokat fogjuk összegyűjteni. Minden címzett adat külön sorba kell, hogy kerüljön, a címsorokat pedig oszlopokba rendezve kell feltöltenünk.
A címzett neve szerepelhet 1 vagy 2 oszlopban is, de ügyeljünk arra, hogy a többi címzett adat csak egy mezőt foglaljon el. Ha attól tartunk, hogy valamely sor túl hosszú, ahol lehet rövidítsünk (pl. utca helyett u. vagy emelet helyett em.), de semmiképp se törjük több sorba a címadatokat, mert az a feldolgozás meghiúsulásához vezethet.
4 soros címzés esetén ezekre az adatokra lesz szükségünk:
- Címzett személy neve
- Település (kizárólag a település neve szerepeljen, a kerület vagy a városrész nevét ne adjuk meg)
- Utca, házszám, emelet, ajtó (amennyiben a sor túl hosszú, használjunk rövidítéseket)
- Irányítószám (minden esetben 4 karakter)
5 soros címzés esetén a címzett neve 2 sorba kerül, a további címadatokat pedig 3 sorba rendezzük:
- Cégnév
- Címzett személy neve
- Település
- Utca, házszám, emelet, ajtó
- Irányítószám
Miután elkészítettünk a címlistánkat, mentsük el pontosvesszővel tagolt CSV fájl formátumban.
Nem kell megijednünk ettől a formátumtól, hiszen egy CSV fájlt éppen olyan egyszerű előállítani, mint egy bármilyen másik Excel dokumentumot.
A Levélkezelőbe belépve válasszuk a körlevélkészítés funkciót és a megfelelő ponton töltsük fel a korábban pontosvesszővel tagolt CSV formátumban elmentett címlistánkat.
Kövesse a levélkezelő utasításait, vagy olvassa el erről szóló cikkünket ide kattintva. Ugye, hogy milyen egyszerű a címlista elkészítése? A körlevélküldés folyamata sem lesz ennél bonyolultabb!
