Gyakran előfordul, hogy egyszerre nagyobb számú küldeményt szeretnénk postázni, azonban, ha minden levél külön fájlként kerül előállításra, hosszadalmas folyamatnak tűnhet egyesével beküldeni őket. Ezért hoztuk létre a HotFoldert, amely egyedülálló funkcióinak köszönhetően hamar a nagy beküldők kedvence lett. Nem véletlen, hiszen számos olyan kényelmi funkcióval bír, ami jelentősen meggyorsíthatja az irodai munkafolyamatokat.
Számlalevelek és értesítő levelek kiküldésének kedvenc funkciója
Számlalevelek, egyenlegközlők, értesítő levelek és minden olyan dokumentum feldolgozására használhatjuk a HotFoldert, amelyeket az adott vállalatirányítási rendszer minden címzett számára külön dokumentumként állít elő. A HotFolder segítségével egy adott mappához fix postázási és gyártási beállításokat rendelhetünk, amelyeket aztán a mappába másolt levelekhez automatikusan hozzárendelünk.
Hogyan is működik?
A HotFolder használatához mindössze 3 egyszerű lépésen kell végighaladnunk.
- Az alkalmazás megnyitása és új feltöltőkönyvtárak létrehozása
Nyissuk meg a Hibridlevél automatikus feltöltőkönyvtárak alkalmazást.
A Feltöltő könyvtárak menüpontra kattintva hozzunk létre egy új feltöltőkönyvtárat. Először is nevezzük el a mappát, majd állítsuk be a használni kívánt Postázási és gyártási beállításokat.
Figyeljünk arra, hogy a könyvtár neve legyen minél egyszerűbb és ne használjunk speciális karaktereket.
Érdemes olyan nevet megadnunk, ami utal a feladás tulajdonságaira is (feladás típusa / nyomtatás színe / különszolgáltatás – ajánlott, tértivevényes levél stb.)
Például: Szines_tertivevenyes.
2. Feltöltőkönyvtárak elérése és további beállítási lehetőségek
Ahhoz, hogy a leveink garantáltan célba érjenek, érdemes beállítanunk, hogy az alkalmazás a Windows indításával párhuzamosan elinduljon, amelyet a Beállítások menüpontban érhetünk el.
Ugyanebben a menüben további hasznos beállítási lehetőséget találunk.
Itt van lehetőségünk felhasználói fiókot váltani vagy mondjuk a feladási címet módosítani.
Ha sikeresen létrehoztuk az új Feltöltő könyvtárunkat, a későbbiekben már a Fájlkezelőben is megtaláljuk, sőt akár a Gyors elérés menüben is rögzíthetjük, hogy később egyszerűen, pár kattintással megnyithassuk.
- A levelek előkészítése és feltöltése
A levél előkészítésekor ügyeljünk a következőkre:
- a levél nevében kerüljük az ékezeteket és a speciális karaktereket
- a formátum legyen PDF, a papírméret pedig A4
- győződjünk meg róla, hogy a feladó és a címzett adatok megfelelnek a Hibridlevél címzési követelményeinek. Ehhez a tájékoztatót IDE kattintva érheti el.
Egy dokumentum kizárólag egy levelet tartalmazzon – a HotFolder ugyanis a Virtuális Nyomtatóval ellentétben, a levelek szétválasztására nem alkalmas.
Nyissuk meg a HotFoldersRoot mappát és válasszuk ki a korábban létrehozott feltöltőkönyvtárat, majd másoljuk be a postázni kívánt leveleket.
Minden feltöltő könyvtár tartalmaz egy ’done’ és egy ’error’ mappát. Leveleink azt követően kerülnek egyik vagy másik mappába, hogy a rendszer leellenőrizte őket és hogy beküldésre alkalmasnak találta-e azokat.
- Ha a feltöltés sikeres, a levél a ’done’ mappába kerül. A sikeresen beküldött leveleket később a Levélkezelőben is ellenőrizhetjük.
- Ha a levél az ’error’ mappába kerül, akkor a beküldés sikertelen. Ebben az esetben ellenőrizzük a beküldött levél formátumát, végezzük el a szükséges módosításokat, majd kíséreljük meg újra a feltöltést.
A HotFolder egy igazán könnyen kezelhető és felhasználóbarát felület. Elsősorban azoknak ajánljuk, akik alkalmanként nagyobb számú levelet küldenek be és ezekhez egységes gyártási és postázási szolgáltatásokat vesznek igénybe, de érdemes mindenkinek kipróbálni, aki úgy érzi ez a beküldési mód jobban illeszkedik az aktuális irodai folyamatokhoz.
További hasznos információkat találhat az alkalmazás dokumentációjában:
Segítség –> Dokumentáció
