Miért érdemes papíralapú számlát küldeni ügyfeleinknek?

Amennyiben kiállítunk egy számlát, fontos, hogy minél hamarabb eljuttassuk a megrendelőnkhöz, hiszen akár ezen is múlhat, hogy partnerünk időben kiegyenlítse a levélen megjelölt összeget.

Az e-mail egyszerű és gyors módja annak, hogy eljuttassuk számlánkat az ügyfelünkhöz, mégis, ha elektronikusan küldjük el, nincs garancia arra, hogy valóban eljutott a célszemélyhez és annak feldolgozása időben meg is kezdődött.

Ebben a cikkben elmondjuk, mit tehetünk azért, hogy számlánk biztosan célba érjen és bepillantást nyújtunk abba is, hogy milyen extra lehetőségek rejlenek abban, ha úgy döntünk, hogy partnerünknek inkább postai úton küldjük el a számláit.

Miért érdemes papíralapú számlát küldeni?

A céges ügyek nagy részét e-mailben intézzük. E-mailben tartjuk a kapcsolatot beszállítóinkkal, e-mailben igazoljuk vissza a megrendeléseket és általában e-mailben kommunikáljuk a házon belüli teendőket is, ha nem akarjuk, hogy a szóban megbeszéltek a feledés homályába vesszenek.

Egy átlagos céges postafiók napi minimum 10-20 levelet fogad, de egy nagyobb cégnél, különösen, ha gyűjtő email címről van szó, egy adott fiókban akár több száz levelet is kell szortírozni. Ha a partnerünknek elektronikus számlát küldünk, először is meg kell győződjünk róla, hogy a levelünk nem a spam mappába került.

De ha ezen a szűrőn átjutottunk, még mindig nem lehetünk biztosak abban, hogy a levél a megfelelő személyhez elért, és hogy a számla iktatása megtörtént.

Abban az esetben, ha nem vagyunk benne biztosak, hogy az online feldolgozás kellőképpen gördülékeny vagy egyszerűen csak igazolásra van szükségünk akár a feladásról, akár a kézbesítésről, érdemes a papíralapú számlát választani. Amennyiben a levelünket ajánlva adjuk fel, a posta RAG számmal igazolja vissza a felvételét, ha pedig tértivevénnyel postázzuk, akkor hivatalos visszaigazolást kapunk a küldemény kézbesítéséről is.

Milyen extra lehetőségeket nyújthat egy papíralapú számla?

A Hibridlevél a Virtuális Nyomtató és az online beküldési lehetőségek mellett kiemelt partnereinek API integrációs lehetőséget biztosít. Ez azt jelenti, hogy a Hibridlevél akár közvetlenül a számlázó programba is integrálható, ezáltal pedig egy számlalevél postai feladása egy e-számla kiküldésénél is gyorsabb lehet.

Amennyiben a számlalevél első oldala megfelel a Hibridlevél címzési tájékoztatójában meghatározott formai követelményeknek – tehát ha a feladó és a címzett adatok a levél első oldalán, a Hibridlevél ablakos borítékához illeszkedve jelennek meg – a levél beküldése nagyon egyszerű.

A levél beküldését követően a rendszer validálja a címadatokat és percekkel később meg is kezdődik annak feldolgozása.

Amennyiben a számlán elhelyezett címadatok nem megfelelő pozícióban vannak, egy plusz címoldalt helyezhetünk el a számla előtt, így biztosítva azt, hogy a címadatok azonosíthatóak legyenek a beküldéshez. Amennyiben külön címoldalt használunk, a címzett adatok a plusz lap felső egyharmadában vannak elhelyezve, így alatta egy viszonylag nagy területünk marad arra, hogy valami izgalmas, extra tartalommal dobjuk fel az amúgy ritkán népszerű számlalevelünket.

Hogy működik ez a gyakorlatban?

Egyik partnerünk, egy online netbank szolgáltatásunk segítségével tesztelte a különböző marketing eszközök hatékonyságát. A kampány célja az ATM-ek népszerűsítése volt. Ehhez, egy 5000 fős adatbázissal dolgozott, melyet 10 csoportra osztott fel. A különböző csoportokat különböző marketing eszközökkel célozta meg: SMS-ben, e-mailben (eDM), papír alapú marketing (DM) levéllel és számla mellé fűzött marketing levéllel.

A különböző csoportok más és más csatornákon értesültek az ajánlatról. Az egyik csoport semmilyen marketing tartalmat nem kapott, három csoportot egy módon szólítottak meg, a többieket pedig kétféleképpen.

Mivel a cég korábban jellemzően e-mailes marketing kampányokat (eDM) készített, ez a csoport lett a viszonyítási pont (100 %), és a többi csoport eredményeit ehhez mérten határoztuk meg.

papíralapú számla marketing hatása táblázat

Az összesítésből azt láthatjuk, hogy egy postai marketing (DM) levél az elektronikushoz (eDM) képest majd másfélszer jobb eredményeket hozott, mégis a legjobb eredményeket egyértelműen azok a csoportok érték el, ahol az ajánlatot a számla melletti kísérőlevélben helyezték el. Három csoport kapott ilyen levelet, akik függetlenül a második körös értesítőktől, egyöntetűen magas konverziós eredményeket hoztak.

Ahogy ebben a tanulmányban is láthatjuk, számos csatornán juttathatjuk el promóciós ajánlatunkat partnereinknek, de a számla mellett elhelyezett ajánlat egyértelműen magasabb eléréssel kecsegtet, mint bármely más értékesítési csatorna. A postai marketing levelek hatékonyabbá tételéről ebben az írásunkban olvashat részletesen.

Amennyiben szeretne többet tudni arról, hogyan integrálhatja szolgáltatásunkat számlázó programjába, látogassa meg az API aloldalunkat, technikai kérdésekkel kapcsolatban pedig keresse ügyfélszolgálatunkat az ugyfelszolgalat@hibridlevel.hu e-mail címen!