Sokat beszélgettünk már a levelekről, azok típusáról, tartalmáról és felépítéséről, azonban most itt az ideje, hogy a boríték is szóba kerüljön.
Számtalan típusú borítékkal találkozhatunk, de hogyan válasszuk ki a számunkra megfelelőt? Fel kell tennünk magunknak néhány kérdést: hajtható a levelünk? Tartalmaz a küldeményünk csekket?
Ablakos borítékot szeretnénk vagy hagyományosat? Az alábbi cikkünkben elmondjuk, mit érdemes tudni általában a borítékokról és megmutatjuk azt is, hogy mi, a Hibridlevélnél milyen borítékokkal dolgozunk.
A nyomdáról
A Hibridlevélen beküldött levelek az ország legnagyobb levélgyártó cége, az EPDB Nyomtatási Központ Zrt. hatalmas üzemében kerülnek kinyomtatásra, ahol a legmodernebb dokumentum kompozíciós szoftverek, ipari nyomtatók és borítékoló gépek segítségével gondoskodnak arról, hogy felhasználóink levelei mindig a legkiválóbb minőségben kerüljenek előállításra.
A nyomda átlagosan napi közel egymillió küldeményt állít elő. Egy-egy gép óránként akár 40 000 oldal nyomtatására is alkalmas, amelyek aztán küldeményenként rendezve, másodpercek alatt kerülnek zárt borítékokba.
Ahhoz, hogy a levélfeldolgozás mindig ilyen gördülékenyen menjen, nem csupán nagy teljesítményű gépekre van szükség, hanem arra is fontos odafigyelnünk, hogy az átadott megrendelések a technikai követelményeknek megfelelő, szabályozott formátumban érkezzenek.
Boríték méretek
Leveleinket kétféle borítékba tesszük. Az alapértelmezett a C5/6 méretű, kétablakos gépre alkalmas boríték. A dupla ablak azért fontos, mert így a borítékokat külön nem címezzük, a feladó és címzett adatok a küldemény első oldalán kerülnek elhelyezésre és az ablakkivágáson keresztül kerülnek kiolvasásra.
6 oldalig minden levelet ebbe a borítékba teszünk, a 6 oldalt meghaladó küldemények automatikusan nagyobb borítékba kerülnek.
A C4-es borítékba hajtás nélkül kerül bele a küldeményünk, így akár 80 oldal postázására is alkalmas.
A Magyar Posta a felvett küldeményeket méretük és súlyuk szerint is osztályozza:
- A levél legkisebb mérete 90×140 mm, a legnagyobb pedig 324x229x24 mm.
- Tömege alapján a díjszabás három kategóriát határoz meg (50 g-ig, 51-500g-ig, 501-2000 g-ig). A Hibridlevélen keresztül feladott levelek 7 oldalszámig az első kategóriába kerülnek, a 7 oldal feletti küldeményeket pedig a másodikba soroljuk.
Gépi feldolgozásra alkalmas levelek
Már a Hibridlevél indulásától kezdve úgy alakítottuk ki levélfeldolgozó rendszerünket, hogy a beérkező megrendeléseket a lehető legkevesebb manuális beavatkozással, automatikusan dolgozhassuk fel. Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson feldolgozási sablonokat alakítottunk ki.
Hozzánk hasonlóan a Magyar Posta is folyamatosan törekszik arra, hogy feldolgozási folyamatai automatizálhatóak legyenek, ezért a „nagybeküldői” számára létrehozott egy úgynevezett gépre alkalmas kategóriát.
A gépre alkalmasságot postai bevizsgáló labor ellenőrzi és hitelesíti. A Postának különösen fontos az, hogy minél több partnere alkalmazkodjon a gépi feldolgozás feltételeihez, ezért azon túl, hogy a bevizsgálást kiemelt gyorsasággal (3 munkanapon belül) és magas szintű ügyfélszolgálati támogatással végzi, az annak való megfelelést sávos kedvezmények formájában is honorálja.
A bevizsgálásra beküldhető minimum mennyiség 10 db. A mintaküldemények különböző hosszúságú, fiktív címadatokat kell, hogy tartalmazzanak. Nagyon fontos, hogy a levelek azonos kialakításúak legyenek.
A bevizsgálás alkalmával ellenőrzik a boríték méretét, formáját, a ragasztócsík helyét és a ragasztó minőségét. A mintáknak olyan minőségben és formában kell elkészülnie, amit a beküldő későbbi feladásai során is garantálni tud.
Automatizált feldolgozásra kizárólag a derékszögű, négyszög alakú, síkfelületű borítékok alkalmasak. Amennyiben ablakos borítékot küldünk bevizsgálásra, fontos, hogy a tartalom minden esetben olyan mértékben töltse ki a borítékot, hogy a címadatok a tartalom esetleges elmozdulása esetén is teljes terjedelmükben olvashatóak maradjanak az ablakkivágásban.
A küldemények címoldala
A küldemények címoldala négy fő részre osztható:
Fontos, hogy a szükséges adatok megfelelő pozícióban és formában kerüljenek a borítékra.
A feladó adatai kizárólag a boríték címoldalának bal felső sarkában, a küldemény felső élétől számított 40 mm széles területen helyezhetőek el a nyugalmi zónák figyelembevételével. Ezen a területen – amennyiben elegendő hely marad – reklámcélú felirat, ábra vagy logó is elhelyezhető.
A Hibridlevél a postán feladói megbízottként jár el, így nevét postai konszolidátorként a boríték felső részén szintén fel kell tüntetni.
A postabélyeg, illetve a fizetés módjára vonatkozó más jelzések mindig a boríték jobb felső sarkába kerülnek. (A Hibridlevél küldeménye mindig bérmentesítő jelzéssel, “Díj hitelezve” felirattal kerülnek postára).
A küldeménnyel kapcsolatban igénybe vett különszolgáltatások (pl.: elsőbbségi vagy tértivevényes) a küldemények címoldalának bal alsó területére kerülnek.
A címtartomány a boríték jobb alsó részén helyezkedik el, (a Hibridlevél esetében) ablakkivágáson át olvasható módon. Fontos, hogy az ablakba a címadatokon túl, semmi ne lógjon be, még akkor sem, ha a küldemény esetleg elmozdul a borítékban.
A címadatok megfelelő sorrendben való feltüntetésén túl fontos, hogy az adott sorok azonos és megfelelő méretben (min. 10 pont nagyságban), fekete színben, kiemelésektől, áthúzásoktól, aláhúzásoktól mentesen, egységes formátumban kerüljenek a borítékra.
Ugyanezen a területen kerül elhelyezésre a vonalkódos küldeményazonosító, amely alapján a Magyar Posta azonosítani tudja küldeményeit és amelynek segítségével bizonyos nyomkövetési információkat ad át a feladóinak.
A normál és elsőbbségi levelek KA (közönséges azonosított) jelölést kapnak. Ezek a küldemények nyomkövetési különszolgáltatás igénybevétele nélkül vannak feladva, de az egyedi azonosítónak köszönhetően a sikertelen kézbesítésről a Posta elektronikus úton értesíti a feladót.
Ajánlott és tértivevényes levél esetében RL (“registered letter” vagyis regisztrált levél) jelölés található a vonalkód alatt. Ebben az esetben a küldemény teljes útja nyomon követhetővé válik, tehát már azt megelőzően is információhoz juthatunk a levelünkkel kapcsolatban, hogy a sikeres vagy sikertelen kézbesítési igazolást megkaptuk volna.
Legyen még egyszerűbb levelezése!
Rendszerünket tehát számos belső és külső szabályrendszer alakította, mely nem csak a mi működésünket segíti, de egy megbízható és kiszámítható postai feldolgozást is nyújt felhasználói számára.
Automatizált felületeinket úgy alakítottuk ki, hogy Önnek csupán a címzett adatokat kell megadnia, mi minden más elvégzünk Ön helyett. A levelet megcímezzük, borítékba tesszük és postára is adjuk, a postázási és kézbesítési információkat pedig oldalunkon keresztül nyomon követheti.
Ugye milyen egyszerű? Ha eddig még nem próbálta, itt a kiváló alkalom, hogy feladja első levelét a Hibridlevél segítségével!
