Előző cikkünkben arról írtunk, hogyan kell a Wordben körlevelet készíteni, most pedig megmutatjuk lépésről lépésre, hogyan tudjuk az elkészült körlevelet a Virtuális Nyomtatóba feltölteni, majd onnan kiküldeni. Bátran használjuk ezt a funkciót marketinglevelek vagy bármilyen ügyféllevél tömbösített postázására.
A körlevélküldés folyamata
Amennyiben még nem telepítettük a Virtuális Nyomtatót, a webes felületen bejelentkezve a Letöltések menüpont alatt, vagy innen megtehetjük.
Ha a Virtuális Nyomtató már telepítve van a gépünkön: legyen szó akár PDF akár Word-ben előkészített körlevélről, bármely dokumentumot könnyedén beküldhetjük, ha a nyomtatólistában kiválasztjuk a Virtuális Nyomtatót.
A dokumentum beolvasásakor, a rendszer ellenőrzi a feltöltött dokumentum minden oldalát és egy zöld kerettel jelöli, ha az oldalon címadatokat talál.
Körlevél küldésekor érdemes az előnézeti képbe belelapozni és ellenőrizni, hogy a címadatokat a rendszer minden oldalon tudta-e azonosítani. Ha a címzési területet helytelenül pozícionáltuk, akkor a címoldalnak szánt oldalunk “további oldal” jelöléssel kerülhet feldolgozásra.
Amennyiben a címzési terület azonosítható, de a címadatok pontatlanok, akkor a címterület zöld helyett piros keretet kap, jelezvén, hogy a címadatokat javítanunk kell.
Kattintsunk az állapotsávban található információs gombra, ahol egy felugró ablak segít, hogy hol és milyen módosításra van szükség.
A hibás címzett javítása
Amennyiben a címzésben valamilyen apró pontatlanságot találunk, nem szükséges a teljes körlevelet átszerkesztenünk, hanem egyszerűen javíthatjuk a címzettet Virtuális Nyomtató felületén is. Kattintsunk a címzési területre és a felugró ablakon javíthatjuk a hibás adatokat.
Ha a hibákat javítottuk, a keretek zöldre váltanak, az állapot sáv pedig ‘Beküldhető’-re vált.
Ezen a ponton még érdemes ellenőriznünk a feladás várható költségét. Ily módon is meggyőződhetünk róla, hogy a rendszer megfelelő számú küldeményt azonosított.
Amennyiben mindent rendben találunk, a Küldés gombra kattintásra már útjára engedhetjük az elkészített leveleinket, perceken belül pedig már a Levélkezelőben is ellenőrizhetjük a feldolgozás folyamatát. Ugye, hogy milyen egyszerű?
Címadatok mentése
A Virtuális Nyomtató felhívja rá a figyelmünket, ha a beküldött levelünk eddig nem mentett, új címadatokat tartalmaz és felajánlja, hogy elmentsük azokat, így, ha legközelebb olyan címzettnek küldünk levelet, akinek a címadatait már elmentettük, akkor nem kell ismételten beírnunk az adatokat, hanem a legördülő listából is kiválaszthatjuk azokat.
A Virtuális Nyomtatóval minden eddiginél könnyebbé és gyorsabbá válik a tömeges levélfeladás: akár több száz levél beküldése is csupán pár percet vesz igénybe, a felhasznált címzett listát pedig eltárolhatjuk és a későbbiekben is felhasználhatjuk.
