Körlevélküldés a Virtuális Nyomtatóból 

Előző cikkünkben arról írtunk, hogyan kell a Wordben körlevelet készíteni, most pedig megmutatjuk lépésről lépésre a körlevél készítés és küldés lépéseit a Virtuális Nyomtató segítségével. Bátran használjuk ezt a funkciót marketinglevelek vagy bármilyen ügyféllevél tömbösített postázására.

A körlevélküldés folyamata

Amennyiben még nem telepítettük a Virtuális Nyomtatót, a webes felületen bejelentkezve a Letöltések menüpont alatt, vagy innen megtehetjük.

Ha a Virtuális Nyomtató már telepítve van a gépünkön: legyen szó akár PDF akár Word-ben előkészített körlevélről, bármely dokumentumot könnyedén beküldhetjük, ha a nyomtatólistában kiválasztjuk a Virtuális Nyomtatót.

Virtuális nyomtató

A dokumentum beolvasásakor, a rendszer ellenőrzi a feltöltött dokumentum minden oldalát és egy zöld kerettel jelöli, ha az oldalon címadatokat talál.

Körlevél küldésekor érdemes az előnézeti képbe belelapozni és ellenőrizni, hogy a címadatokat a rendszer minden oldalon tudta-e azonosítani.  Ha a címzési területet helytelenül pozícionáltuk, akkor a címoldalnak szánt oldalunk “további oldal” jelöléssel kerülhet feldolgozásra.

Amennyiben a címzési terület azonosítható, de a címadatok pontatlanok, akkor a címterület zöld helyett piros keretet kap, jelezvén, hogy a címadatokat javítanunk kell.

Pontatlan címadatok hírlevél kiküldésnél

Kattintsunk az állapotsávban található információs gombra, ahol egy felugró ablak segít, hogy hol és milyen módosításra van szükség.

Pontatlan címadatok hírlevél kiküldésnél

 

A hibás címzett javítása 

Amennyiben a címzésben valamilyen apró pontatlanságot találunk, nem szükséges a teljes körlevelet átszerkesztenünk, hanem egyszerűen javíthatjuk a címzettet Virtuális Nyomtató felületén is. Kattintsunk a címzési területre és a felugró ablakon javíthatjuk a hibás adatokat.

Hibás címzett hírlevél kiküldésnél

Ha a hibákat javítottuk, a keretek zöldre váltanak, az állapot sáv pedig ‘Beküldhető’-re vált. Ezen a ponton még érdemes ellenőriznünk a feladás várható költségét. Ily módon is meggyőződhetünk róla, hogy a rendszer megfelelő számú küldeményt azonosított.

Amennyiben mindent rendben találunk, a Küldés gombra kattintásra már útjára engedhetjük az elkészített leveleinket, perceken belül pedig már a Levélkezelőben is ellenőrizhetjük a feldolgozás folyamatát. Ugye, hogy milyen egyszerű?

Címadatok mentése

A Virtuális Nyomtató felhívja rá a figyelmünket, ha a beküldött levelünk eddig nem mentett, új címadatokat tartalmaz és felajánlja, hogy elmentsük azokat, így, ha legközelebb olyan címzettnek küldünk levelet, akinek a címadatait már elmentettük, akkor nem kell ismételten beírnunk az adatokat, hanem a legördülő listából is kiválaszthatjuk azokat.

A Virtuális Nyomtatóval minden eddiginél könnyebbé és gyorsabbá válik a tömeges levélfeladás: akár több száz levél beküldése is csupán pár percet vesz igénybe, a felhasznált címzett listát pedig eltárolhatjuk és a későbbiekben is felhasználhatjuk.

Ha élni szeretne ingyenes levélküldési lehetőségünkkel, ezt IDE kattintva megteheti.

További kérdések esetén keressen minket bizalommal az ugyfelszolgalat@hibridlevel.hu email címen.

Ezek a cikkek is érdekelhetik