Korábban írtunk már arról, hogyan adhatunk meg akár egyenként, akár egy feltöltött listából automatikusan beolvasva több címzettet egy körlevélhez. Ha Hibridlevelet küldünk, ajánlott mindig az előre elkészített sablont használni, így a mostani bejegyzésünk ebben ad útmutatást.

A módszer alapvetően egyszerű: nincs más dolgunk, mint a sablont letölteni, megírni a levelet, majd a meglevő címlistát hozzáadni a Word körlevélszerkesztőjében, végül a kész küldeményt PDF formátumban elmenteni. Ezt követően már csak fel kell tölteni a postázásra szánt, megcímzett leveleket, ahogyan arról már korábban írtunk.

Lássuk, hogy néz ki ez a folyamat lépésről lépésre.

A sablon letöltése, szerkesztése

A Hibridlevél sablonját innen tölthetjük le, vagy rögtön a Hibridlevél oldalán történő belépést követően a Letöltések blokkban találhatjuk két formátumban is, a Virtuális nyomtató kliensprogramjával együtt.

A sablont letöltve a Word segítségével nyissuk meg azt: látható, hogy egy nagyon egyszerű mintáról van szó, ahol előre megadott pozícióban kapnak helyet a címzett és a feladó adatai. Ez azért kényelmes megoldás, mert a későbbiekben, a feltöltéskor a rendszer képes lesz probléma nélkül automatikusan ellenőrizni a címadatokat. Fontos, hogy a feladó és a címzett dobozok pozicionálásán ne változtassunk!

A dolgunk egyszerű, ha csak egy címzettnek akarjuk küldeni a levelünket: töltsük ki a szükséges adatokat, írjuk meg magát a levelet (körlevél minta), helyezzünk el benne a címadatokat majd mentsük el azt PDF-ben.

A PDF-ben mentés jellemzően egyszerű folyamat. Wordben csak annyit kell tennünk, hogy a Mentés másként lehetőségnél a fájlformátumok közül a PDF-et választjuk ki, majd az online felületre, vagy a Virtuális nyomtatóba ezt a fájl töltjük be.

Címzettek megadása körlevélküldéskor

Amennyiben több címzettnek szeretnénk címezni a küldeményünket, akkor a Word körlevélszerkesztőjét hívhatjuk segítségül. Fordulhatunk azonban a Word súgójához, vagy a Ms Office support oldalához is a körlevél szerkesztésének pontjaival kapcsolatban, viszont mostani bejegyzésünk kimondottan a Hibridlevél körlevéllé alakításának részleteit tartalmazza. Ennek lépéseit fogjuk most áttekinteni jelen esetben a 2013-as Word alapján.

Amint készen vagyunk a megszerkesztett levelünkkel, megadtuk a feladót is a megfelelő pozícióban akkor a felső sorban a Levelezés menüpontot kell választanunk, ahol Körlevélkészítés indítása almenüpontból a levelekre kattintsunk.

Ezt követően a Címzettek kiválasztása almenü esetében pedig a Meglévő lista használata pontra kattintva tallózhatjuk be a korábban pontosvesszővel elválasztott CSV formátumban elmentett címlistánkat.

A feltöltött címlistánkat elvileg nem kell, hogy szerkesszük, ha abban korábban minden mezőt pontosan kitöltöttünk. Azonban ha mégis kiegészítésre szorul az adatbázis, vagy esetleg a duplikációkat akarjuk kiszűrni, akkor ezt a Címzettlista szerkesztése almenüben tehetjük meg.

Következő lépésként kattintsunk a címzettablakba, majd töröljük az ottani sorokat. Eztán a felső menüsorban a Címterület almenüre kattintva láthatjuk, hogy hogyan fog megjelenni a címzettünk. Itt beállíthatjuk, hogy milyen formában jelenítse meg a címzettünk nevét. Ez akkor lényeges, ha az adatbázisunkban külön oszlopban van a címzett személy vezeték- és keresztneve.

Amennyiben a program nem tudja megfeleltetni a címlistánk adatmezőit, úgy a Mezők egyeztetésére kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő oszlopokat a Wordben megfelelő adatmezőkhöz, majd ezt jóváhagyhatjuk.

A címzettadatok megadhatjuk egyenként is, illetve ezeken kívül bármilyen egyéb változó adatot is elhelyezhetünk még a levelünkben az Adatmező beszúrása almenüre kattintva, legyen ez például marketing leveleknél egy kuponkód, vagy akár felszólítóknál az ügyfélazonosító és a behajtandó összeg. A leggyakrabban azonban a címzett megszólítása a fő változó. Ez utóbbit is külön almenü segítségével tudjuk beállítani a címzettekhez hasonló módon. Kattintsunk a dokumentumban oda, ahol majd a megszólítást szeretnénk látni, majd a Megszólítás almenüre kattintva a formáját is segít nekünk kiválasztani a Word. Itt is nagyon figyeljünk a mezők egyeztetésére, ugyanis ha külön adatmezőben szerepel a megszólítani kívánt személy vezeték és keresztneve, akkor ezt egyeztetnünk kell.

Amint a folyamat végére értünk, ellenőrizhetjük, hogy hogyan fog levelünk pontosan kinézni: Eredmény megjelenítése. Ha megfelelőek a leveleink, akkor a Befejezés és egyesítés almenüt választva a Dokumentumok szerkesztése külön pontra kattintsunk.

Amennyiben az összes levelünket egy fájlba szeretnénk menteni, akkor válasszuk a Mind pontot, ha viszont több részletben szeretnénk a leveleinket elküldeni, úgy az Ettől-Eddig pontban beállíthatjuk, hogy egy fájlba mennyi levelet mentünk el. Érdemes első körben a kész levelünket Word dokumentumként menteni, majd Mentés másként-tel pedig PDF formátumban másolatot készíteni.

Végül leveleinket a Hibridlevél rendszerébe vagy a Virtuális nyomtató segítségével, vagy a webes felületen töltsük fel. Ha a rendszer hibát jelez a címzettben, akkor azt a körlevélben tudjuk javítani és újramenteni PDF formátumba, majd feltölthetjük ismét, immár helyes címzésekkel.

Letölthető minták:

Hibridlevél sablon (üres)

Körlevél minta

Minta címlista CSV

Kész körlevél