A Hibridlevél rendszerében körlevél kiküldésére is van lehetőségünk – ez akkor hasznos, ha egy adott levelet egyszerre több tucat, száz vagy akár ezer címzettnek akarunk elküldeni. Ehhez viszont szükség lesz arra is, hogy a címzettek adatait előzetesen eltároljuk egy CSV fájlban.

Ha valamilyen szoftver segítségével gyűjtünk feliratkozókat vagy az online szoftver adatbázisában tároljuk el ezeket, akkor egészen biztosan lehetőségünk van arra, hogy az adatokat CSV formátumba exportáljuk. Amennyiben excel táblázatban gyűjtjük feliratkozóinkat legyenek ezeket a cégek, vagy magánszemélyek, akkor is elegendő egy ‘mentés másként’-tel pontosvesszővel tagolt CSV formátumba menteni az adatbázist. Ennél többre kezdésként nem lesz szükségünk, a pontosítást a kiküldés során végezhetjük el.

Ha pontosak akarunk lenni, akkor érdemes az adatfájl oszlopait úgy megadni, hogy az már megfeleljen a feltöltendő levél címzettjeinket.

A körlevél megszerkesztése

A levél alapvetően semmiben sem kell, hogy különbözzön egy hagyományos levéltől. Küldhetünk bármilyen hivatalos ügyfél-tájékoztatót, de akár marketing levelet is. Egyszerűen megszerkesztjük azt szövegszerkesztőben a Hibridlevél címzési szabályainak eleget téve, és hagyhatjuk akár Word formátumban, vagy akár PDF formátumban is elmentjük azt.

A Hibridlevél webes felületébe belépve a Levélkezelőre kell először kattintanunk, majd az Új levél küldése opciónál betallóznunk a .doc-ban, vagy .pdf-ben elmentett levelünket.

A következő oldalon válasszuk ki a Körlevél készítése lehetőséget, majd hagyjuk jóvá a következő lépésre kattintva. A Címzettek kezelését kiválasztva juthatunk el oda, ahol feltölthetjük a CSV fájlunkat, amelyben a címzett lista található, illetve ha a levelünk nem tartalmaz feladói adatokat, akkor azt is itt adhatjuk meg.

 

A CSV-ben mentett címzett lista

A CSV adatfájlt feltöltését a címzettek kezelése, majd bal oldalon a cím adatfájl importálása alatt tudjuk elindítani, végül a betöltés fájlból gombra kattintunk. Ezután a Címzett adatok összerendelése részhez jutunk, itt állíthatjuk be, hogy a feltöltött CSV fájl melyik oszlopában pontosan melyik információ található. Ez a legegyszerűbb módszer arra, hogy a tömegesen összegyűjtött neveket és címeket a rendszer biztosan jól dolgozza fel – több száz vagy ezer címzettnél nem létezik ennél biztosabb módszer, és ez is csak egy-két percünkbe kerül.

A fájlban a következő mezőket (oszlopokat) érdemes előre elkészíteni a címzetteknél (természetesen, ha rendelkezésre állnak a megfelelő információk – az e-mail-cím vagy a telefonszám magától értetődően nem létfontosságú a postai küldéshez): Cégnév, Címzett személy neve (ha van ilyen adatunk) kerül az első két címzett sorba, majd: Településnév, Címzés (utca, házszám) és Irányítószám a fentiek alá.

Ha a CSV fájlokban mindig ugyanazt a rendezési módszert használjuk, akkor nem kell minden egyes alkalommal újra beállítanunk a mezőket. Elég, ha az első alkalommal az oldal alján rákattintunk az Összerendezés mentése opcióra – legközelebb az Összerendezés megnyitása lehetőséggel már egyből be is tölthetjük ezt.

A következő oldalon láthatjuk, hogyan dolgozta fel a rendszer a címzetteket – ezután változtathatunk a fájlon, ha szükséges, törölhetünk is címzetteket. Ezt követően újabb címzetteket adhatunk hozzá, vagy a már ismert módszer szerint kiküldhetjük a levelet.

Ha a címadatok rendben találta a rendszer, akkor érdemes a postázási és előállítási beállításokat megtekinteni. Itt tudjuk kiválasztani, hogy levelünk egy- vagy többoldalas legyen, vagy hogy éppen színesben, vagy csak fekete-fehérben szeretnénk elküldeni. Mindezek mellett a feladási módot is kiválaszthatjuk ebben a pontban.

A következő lépésre kattintva a küldés előtti utolsó ellenőrzést hajthatjuk végre. Itt látható a körlevelünk előnézeti képe, a címzési és a postázási adatok is, valamint a küldeményünk várható költsége is.

A folyamatot lezárva a jobb alsó sarokban a küldés gombra kell csak kattintanunk, hogy a leveleink máris postázásra kerüljenek.

Miért érdemes körlevelet kiküldeni?

Jellemzően akkor, ha nagyobb címlistával rendelkezünk – ha például előfizetők, regisztrálók vagy akár egy rendezvényen begyűjtött leadek közül több száznak akarjuk ugyanazt a levelet kiküldeni, akkor ez a legkényelmesebb lehetőség.

Hogy körlevélként pontosan milyen levelet érdemes kiküldeni, arról későbbi cikkeinkben lesz még szó: adunk némi segítséget ahhoz, hogy ne csak egyszerű legyen a levélküldés, de hatékony és megtérülő is.