A Hibridlevél rendszerében a kiküldött leveleket állandóan nyomon követhetjük – egy belépéssel máris minden adatot láthatunk, ami megkönnyíti az iktatáshoz fűződő adminisztrációt.

Miután kiküldtünk egy levelet, a rendszer feldolgozza az információkat. A Levélkezelőbe belépve a Levelek követése menüpontot választva láthatjuk, hogy milyen megrendeléseink vannak éppen a rendszerben.

Alaphelyzetben itt egy listát találunk a kiküldött levelekkel – láthatjuk az azonosítókat, hogy mikor küldtük ki a levelet, mennyibe került, milyen levélként küldtük ki.

Az egyes megrendelések mellett a lista jobb oldalán ikonokat láthatunk. Az elsőre kattintva láthatjuk részletesen az adott megrendelés költségeit, a második ikonnal a címzetteket tekinthetjük át, a harmadik pedig egy PDF előnézetet mutat, ha kíváncsiak vagyunk rá, pontosan milyen levelet küldtünk ki.

További részletes adatokat akkor nyerhetünk, ha a megrendelés azonosítójára (ID) kattintunk a listában.

Itt láthatjuk, hogy milyen időpontban mi történt a levéllel vagy levelekkel, illetve különféle egyéb információkat is megtekinthetünk, mint a boríték típusa, a papír típusa, a szín és nyomtatás típusa és így tovább.

Keresés a kiküldött levelek között

Természetesen a rendszerben arra is lehetőségünk van, hogy egyes megrendelésekre rákeressünk – ha rendszeresen küldünk leveleket, akár több száz megrendelés is lehet egyszerre a rendszerben.

A megrendelés nevén túl időszak szerint is szűrhetünk, a készítési dátumhoz kezdő és vége időpontot adva meg. Leszűrhetjük a különféle státuszú leveleket is, de aszerint is szűrhetünk, milyen levelet küldtünk.

Egyéb információk és statisztikák

A levélkezelőben a statisztikákat is megtekinthetjük, ez hasznos lehet akkor, amikor kampányt tervezünk, költségeket számolunk – itt nem csak táblázatos formában, de diagramként is megtekinthetjük, hogy milyen típusú leveleket küldünk és az egy céghez tartozó felhasználók közül melyikkel küldjük a legtöbb levelet.

A várakozó levelekhez kerülnek azon küldeményeink, amelyeket már feltöltöttünk – például több levelet egy fájlon belől – azonban közben elfogyott az egyenlegünk, így a rendszer nem küldte el ezeket a levelet. Amint ismét lesz megfelelő összeg az egyenlegünkön, a levélküldés folyamatát megismételhetjük.

Következő bejegyzésünket is érdemes lesz olvasni: segítünk, hogyan lehet körlevelet küldeni a levélkezelőből.