A legegyszerűbb Hibridleveles küldési lehetőség a Virtuális Nyomtató, de bizonyos esetekben a webes felület megfelelőbb eszközünk lehet – ebben a bejegyzésben ezért megmutatjuk, hogyan lehet és érdemes levelet küldeni a belépést követően egyszerűen és gyorsan, akár egyetlen perc alatt.

Gyorsküldés, pillanatokon belül

A webes felületre belépve rögtön találkozunk a Gyorsküldés lehetőséggel. Ez, nevéhez híven, arra alkalmas, hogy egyetlen levelet, bármiféle különlegesebb formázás nélkül kiküldjünk, azt viszont percek alatt, akár ott rögtön begépelve a szöveget.

Rákattintva megadhatjuk a feladót és a címzettet, tehetünk a levélre logót, begépelhetjük magát a szöveget. Ezután kiválaszthatjuk, hogy milyen levelet akarunk küldeni (normál, elsőbbségi, ajánlott vagy tértivevényes, lásd a postai levelekről szóló útmutatónkat), hogy kétoldalas levelet akarunk-e és színes legyen-e. Természetesen mellékletet is feltölthetünk.

Az előnézet, majd a Küldés gombra kattintva levelünk máris útjára indul.

Levélküldés feltöltéssel

Ha a webes felületről egy már korábban megírt levelet akarunk kiküldeni, akkor a levélkezelőben az új levél küldése opciót válasszuk ki – itt feltölthetjük a korábban összeállított küldeményt.

A rendszer feldolgozza a feltöltött fájlt, majd lehetőségünk van arra, hogy kiválasszuk, egy vagy több címzettnek akarjuk-e ezt kiküldeni, vagy akár körlevélként (illetve itt adhatjuk meg a feladás módját is).

A rendszer természetesen itt is, ahogyan a virtuális nyomtató esetében is, felismeri a megfelelően elhelyezett címeket – ezeket ellenőrizhetjük, feltölthetjük a mellékleteket, majd a postázási és előállítási beállításokat követően ki is küldhetjük a leveleket.

Címzett lista a webes felületen

Itt belépés után először a Levélkezelőbe kell belépnünk, majd feltölteni a megfelelő dokumentumot.

A következő képernyőn már meg is adhatjuk a címzettet. Ha több címzettnek akarjuk kiküldeni a levelet, ezeket a dokumentumban is megadhatjuk, a rendszer automatikusan felismeri őket, ha megfelelő pozícióban vannak. (Ha a rendszer nem ismeri fel automatikusan a megadott címet, a „Címpozíciós kiválasztása” opcióval segíthetünk ebben.

Ha a körlevélküldési lehetőséget választjuk, a következő képernyőn válasszuk a címzettek hozzáadását.

Itt egyenként is adhatunk meg címzetteket, értelemszerűen adva meg az adatokat – ennél izgalmasabb lehetőség azonban, hogy egy egész címlistát is megadhatunk, feltölthetünk CSV formátumban.

Ezt a módszert a következő cikkben részletesen is leírjuk: arról lesz szó, hogyan lehet egy PDF formátumban feltöltött levélből és egy CSV formátumban feltöltött címlistából végül valódi körlevelet alkotni, lépésről lépésre.

Hol járnak a levelek?

A Levélkezelőben láthatjuk a feladott küldeményeket: a várakozó, elküldött leveleket, azok jelenlegi állapotát, így mindig biztosak lehetünk afelől, hogy egy levelet nem feltöltöttünk és megformáztunk, hanem ténylegesen postáztunk is.

Az online nyilvántartás, a statisztikák segítenek visszamenőleg is minden egyes küldemény sorsát kideríteni – ami egy jelentősen egyszerűbb módszer, mint adott esetben több száz postai feladóvevényt átlapozgatni egyetlen küldeményt keresve.