A Hibridlevélben számos különféle lehetőségünk adódik arra, hogy egy vagy több címzettet megadjunk – mind kényelmesebb, mintha akár kézzel vagy címkenyomtatóval kellene bajlódnunk. A cikkben ezeket a lehetőségeket vesszük sorra.

A feladói cím és címzettek megadása

A Virtuális Nyomtató első megnyitását követően (miután betallóztunk és feldolgoztunk egy megfelelő PDF dokumentumot, vagy kiválasztottuk a dokumentumunkban a nyomtatók közül a Hibridlevél – postai feladást) a szoftver megkér minket arra, hogy jelentkezzünk be adatainkkal, adjuk meg a feladói cím(ek)et. Miután ezt megtettük, jelzi, hogy üres a címlistánk, így a következő lépésben máris lehetőségünk van egy új cím felvételére.

Itt a „Tárolt név” mezőben azt adhatjuk meg, ahogyan a rendszer majd az adott címet tárolja számunkra – nem ez kerül a borítékra, ez a listából nekünk segít kiválasztani az adott címet.

Ezután értelemszerűen meg kell adnunk a címzett adatait, ahogyan bármilyen küldemény címzésekor – földrajzi címezésnél például 4 sorban a nevet, várost, közterületet (utca és házszám, emelet és a többi), illetve az irányítószámot.

5 soros címzést is használhatunk persze, ami hasznos, ha nem egyetlen nevet kell megadnunk – így odaírhatjuk a borítékra például a cég nevét, illetve azt, hogy a cégen belül ki az illetékes, kinek szánjuk pontosan a küldeményt.

A továbbiakban a Virtuális Nyomtatóban a Beállítások menüben, azon belül is a Címlista fül alatt kezelhetjük a listát. Itt a Feladási cím lenyíló menüben a már létező címeket kiválasztva szerkeszthetjük vagy törölhetjük azokat, illetve új címeket is megadhatunk.

Az itt megadott címeket a későbbiekben megadhatjuk feladóként, a címzettekhez viszont a kliensszoftverbe külön listát kell készítenünk. Amennyiben nem tartalmazott a postázandó dokumentumunk felismerhető címoldalt, a „Címzett adatok” beállításnál a „Külön címoldal” opciót kell választanunk, itt a címzett megadásánál találunk egy újabb címlista opciót – a címek, amelyeket itt adunk meg, kiválaszthatóak címzettként, ezeket tárolja a szoftver.

A helyes címpozíció megadásáról itt található bővebb információ.

Több címzett és körlevél

A Virtuális Nyomtató egyszerre több címzettet is tud kezelni. Hasznos lehet ez marketinglevelet, vagy bármilyen ügyféllevél tömbösített postázásánál. Minden oldalon, ahol helyes címzést érzékel a szoftver, zölddel bekeretezi azt, és címzettként feldolgozza. A dolgunk tehát annyi, hogy a beolvasandó Word dokumentumban, vagy PDF fájlban minden címzettnek külön, jól felismerhető címoldalt készítünk.

Ezt egyszerűen megtehetjük a webes felületen is, vagy Word körlevél szerkesztővel is. Ezt követően az egyik leggyorsabb megoldást a Virtuális Nyomtató adja, hiszen ehhez egyszerűen csak a nyomtatást kell elindítanunk és néhány kattintással már postázhatjuk is a leveleket.

Hibás címzett javítása

Amennyiben van olyan címzés, amelyet a virtuális nyomtató előnézeti képében nem látunk bekeretezve, vagy pedig piros a téglalap színe, akkor a címzésünk vagy hiányos, vagy valamilyen hiba található benne. Ezekben az esetekben a borítéknézetben elfogadhatjuk hibás címzést, de legjobb, ha javítjuk az eredeti fájlt, hogy mindenféleképpen helyes legyen benne a címzés. Az alábbi levél esetében például a hiányzó irányítószám miatt helytelen a címzés.

Arról, hogy hogyan építhetünk ki címlistát, miért érdemes, milyen csalitermékkel vagy ajánlattal építhetünk listát, a későbbiekben számos tippet adunk még. Ha már van egy ilyen létező listánk, és azt valamilyen szoftverben kezeljük (mondjuk egy vállalatirányítási rendszerben, CRM-ben), akkor egyszerűen exportálnunk kell ezt (illetve megfelelő szegmensét). Ezután a fájlt feltölthetjük a webes felületen, az pedig beolvassa a címzetteket, és máris kiküldhetünk egyszerre akár több száz levelet.

A tömeges levélküldés és a listaépítés, illetve az online és offline marketing és különösen direkt marketing integrációját a közeljövőben részletesebben tárgyaljuk majd a blogon.