A virtuális nyomtató éppen az, amit neve sugall: a feladó egy nyomtatást indít el, ezzel pedig a Hibridlevél rendszerén keresztül már fel is adhatja a küldeményt. A posztban részletesen elmagyarázzuk, hogyan működik és miért érdemes használni.

Amikor hibridlevelet küld, magát a levelet többféleképpen is beküldheti a rendszerbe. Mind közül a legegyszerűbb, ha ezt a virtuális nyomtató segítségével teszi, mert így az egész művelet nem bonyolultabb, mint bármely nyomtatás.

A Hibridlevél egyik legnagyobb erőssége az egyszerűsége. A hagyományos folyamatot mind ismerjük – a levelet egy szövegszerkesztőben állítjuk össze, kinyomtatjuk, borítékba helyezzük, majd innen mehet a Postára, vagy viheti el a kézbesítő…

Egy hibridlevéllel messze nincs ennyi munka. Ráadásul egy ilyen levél feladása egyáltalán nem csak az online felületen keresztül lehetséges. A szoftver telepítése után gyakorlatilag csak meg kell írnunk és címeznünk a levelet, valamint beállítanunk, hogyan szeretnénk postázni – minden mást a rendszer elvégez helyettünk.

 

Hogyan kezdjük használni?

A használathoz a Hibridlevél Virtuális Nyomtató letöltésére és telepítésére van szükség. Ezt a Hibridlevél webes felületén történő regisztráció után, vagy bejelentkezést követően tudjuk megtenni. Ha ezzel készen vagyunk, a nyomtató kiválasztásnál már meg is jelenik a virtuális nyomtató.

Az eszköz kétféleképpen is alkalmazható. Az egyik a dokumentum nyomtatása, ilyenkor azzal indítunk, hogy a szövegszerkesztőben összeállítjuk az elküldeni kívánt dokumentumot. Itt leginkább arra kell figyelni, hogy a címoldalon megfelelően helyezzük el a feladót és a címzettet – a rendszer így lesz képes beolvasni és értelmezni ezeket.

Ha egy már létező PDF dokumentumot szeretne postázni, még egyszerűbb a folyamat, ilyenkor egyszerűen a Hibridlevél PDF tallózása ikonra kell kattintania.

A szoftver a beküldött dokumentumot feldolgozza, az abban szereplő címeket beolvassa, szükség esetén el is menti, hogy később újra használhassuk őket. Ha a szoftver nem tud minden szükséges adatot beolvasni, erre fel is hívja a figyelmet.

Erre kell odafigyelni

Amit még érdemes számításba venni, az a feldolgozási idő. A rendszer nagy oldalszámú, vagy a különböző címzettekkel rendelkező küldeményeket lassabban dolgozza fel, ezért első alkalommal ilyen esetben érdemes lehet csak az első néhány oldalt megküldeni a virtuális nyomtatásra – ha a címzéssel vagy magával a dokumentummal valamilyen probléma volna, az ekkor már jó eséllyel kiderül, így időt spórolhatunk.

Elkerülendő az esetleges hibákat érdemes a virtuális nyomtató használatáról szóló útmutatót átfutni[1], ebben minden információ megtalálható a felhasználói felület kezeléséről, a helyes címzésről, csatolmányok kezeléséről és így tovább.

A virtuális nyomtató mérhetetlenül egyszerűbbé teszi a cég küldeményeinek postázását, gyakorlatilag azonnalivá téve az egyébként hosszadalmas, problémás folyamatot.

[1] bejelentkezés után érhető el a webes felületünkön